Главная
Каталог
Сервисный центр
Обратная связь
Координаты
Вакансии
Каталог arrow Электронный документооборот arrow ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ
Телефон: 8 (495) 648-68-05
ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ

Электронный Архив — с чем это едят?!

Современный Электронный Архив (ЭА) – удобное средство хранения переведенных в электронный формат  документов, традиционно хранящихся в бумажных архивах организаций.

ЭА обеспечивает удобный поиск по содержимому и практически мгновенный доступ к хранимым документам. Если раньше для того, чтобы сделать копию документа, находящегося в архиве, сотрудник должен был получить соответствующий архивный том, найти документ, сделать его ксерокопию, после чего вернуть папку назад, то с ЭА он просто задает параметры поиска и через несколько секунд видит нужный документ на экране.

Современный ЭА обеспечивает хранение миллионов документов в превосходном качестве. Это могут быть цветные или черно-белые документы одно- и многостраничные. Кроме того, каждый хранящийся в Электронном Архиве документ связан со своей карточкой – набором атрибутов, введенных вручную или извлеченных автоматически при сканировании.

Основной способ работы с ЭА — поиск документов по атрибутам. Состав атрибутов в карточке конкретного типа документов обычно индивидуален и определяется в соответствии с требованиями заказчика. Найденные документы можно не только просмотреть на мониторе, но и распечатать или записать на оптический диск.

ЭА обеспечивает гибкую настройку политик и прав доступа различных категорий пользователей к хранящимся в нём документам. Это означает, что пользователи, осуществляющие поиск документов в ЭА, найдут только то, что им «положено видеть». Кроме того, все действия пользователей: публикация или замещение документа, изменение карточки и так далее - могут быть детально задокументированы.

Кто будет пользоваться?

Все! Рассмотрим в качестве примера ЭА бухгалтерии. Кроме «обычных» бухгалтеров Электронным Архивом смогут пользоваться:

сотрудники, отвечающие за ведение учета в соответствии с МСФО;

сотрудники подразделений внутреннего контроля и аудита;

работники аудиторских фирм, приглашенных вами для проведения внешнего аудита;

представители налоговых органов, прибывшие для проведения выездных проверок и т.д.

 

Создание ЭА — дорого и долго?

Нет, это заблуждение. Создание Электронного Архива вашей организации может начаться с минимальных  инвестиций. Наша компания предлагает несколько бюджетных вариантов Электронных Архивов, каждый из которых  в дальнейшем может быть развит до полнофункционального бескомпромиссного решения. Срок создания  Электронного Архива организации — от одного месяца, включая первоначальное наполнение.

 

   

Электронный Архив? Das ist Phantastisch!

   Существуют виды бизнеса, подразумевающие крайне плотный поток входящих документов бухгалтерского и налогового учета. При этом львиная доля времени, связанного с их обработкой в бухгалтерии, уходит на ручной ввод данных в учетную систему организации, когда бумажный документ «лежит рядом и на него смотрят».  

С помощью Электронного Архива можно принципиально улучшить ситуацию! Достигается это путем автоматизации процессов заведения данных в учетную систему организации или предприятия, для чего применяются технологии распознавания отсканированных документов. В общем случае обработка документов будет выглядеть следующим образом:

1. поступивший документ проверяется бухгалтером на соответствие формальным требованиям к оформлению; 

2. на документ наклеивается готовая штрихкодовая этикетка;  

3. один или несколько однотипных документов помещаются в автоподатчик сканера, нажимается кнопка «Сканировать»; 

4. по окончании сканирования в вашей учетной системе автоматически создаются проекты соответствующих проводок или системных документов.  

Описанный «фокус» возможен благодаря использованию специального ПО — ABBYY FlexiCapture, умеющего извлекать из скан-образов значения нужных полей. Для структурированных документов, например, таких как счета-фактуры или товарные накладные, могут быть извлечены не только данные из «шапки» документа (номер и дата документа, «Продавец», «Грузо-отправитель»), но и все табличные данные. Это означает, что в учетной системе при желании можно автоматически создавать проекты проводок или системных документов для каждой позиции, упомянутой в отсканированном бумажном документе.

Вместе с распознанными атрибутами в учетную систему передаются ссылки на скан-образы, которые к этому времени уже размещены в Электронном Архиве. Это позволяет сотруднику бухгалтерии не только быстро проверить правильность распознанных данных, но и в любой момент повторно просмотреть отсканированный документ непосредственно из бухгалтерской программы.

Сокращение объемов ручного ввода значительно снижает время регистрации новых документов в учетной системе и уменьшает количество возможных ошибок, связанных с человеческим фактором.

 

Вы это сами запрограммировали?

Нет, мы не занимаемся кустарным производством и предлагаем своим клиентам Электронные Архивы, построенные на основе фирменного программного обеспечения компаний Microsoft, IBM и ABBYY.

Однако любое универсальное решение, даже от лидеров рынка, требует кастомизации под конкретные бизнес-задачи, поэтому мы разработали специализированные расширения для пользователей модуль «Атрибутивный поиск» и модуль «Выборка и выгрузка»

                         Модули написаны профессиональными разработчиками с использованием технологии ASP.Net и отвечают всем требованиям, предъявляемым к современному программному обеспечению.

Это означает, что их сопровождение не требует никаких «тайных знаний» и может выполняться вашим штатным системным администратором. Разумеется, мы будем рады предложить фирменную техподдержку, включающую обновления ПО.

 


Модуль «Атрибутивный поиск»

   Поиск документов по атрибутам — наиболее эффективный способ работы с Электронным Архивом.

Поэтому мы разработали собственный поисковый модуль, гибко интегрируемый со стандартной функциональностью Электронного Архива — модуль «Атрибутивный поиск». Наша поисковая форма автоматически «подстраивается» под содержимое конкретного раздела ЭА, то есть в каждом разделе пользователь видит индивидуальный набор поисковых атрибутов: например, 7 атрибутов для счетов-фактур (см. рисунок), 5 других атрибутов — для раздела, в котором хранятся товарные накладные и так далее.

Пользователь может формировать собственные запросы, использующие любые сочетания доступных атрибутов. Например, можно легко извлечь «Счета-фактуры за 2008 год с итоговой суммой больше 1 000 000 руб.» или «Счета- фактуры контрагента "Уралнефтепродукт" за IV квартал 2009 года». Результаты запроса представляются в табличном виде, каждый документ можно сразу же просмотреть, щелкнув по его названию.

Таким образом, модуль «Атрибутивный поиск» позволяет максимально быстро и безошибочно находить нужные документы как в рамках текущих задач бухгалтерии, так и в связи с подготовкой ответов на запросы контролирующих инстанций.

 

Модуль «Выборка и выгрузка" документов.  

В отсутствии Электронного Архива эта работа заключается в поиске и многократном копировании бумажных оригиналов, находящихся в различных папках, наполняемых совершенно разными сотрудниками бухгалтерии. Работа, надо сказать, на любителя!

Электронный Архив решает проблему формирования объемных тематических комплектов, например «Подтверждение вычета по НДС», «Подтверждение обоснованности применения налоговой ставки НДС 0%» и т.п.

Модуль «Выборка и выгрузка» обеспечивает выполнение следующих функций:

― поэтапное формирование набора документов, подлежащих передаче в НИ или другую инстанцию;

― выгрузку выбранных документов из ЭА на компьютер пользователя нажатием одной кнопки.

Пользователь, формирующий выборку, последовательно задает условия выборки и, при необходимости просмотрев найденные документы на экране, добавляет их в список выгружаемых.

  После того, как документы подобраны, сформировавший выборку пользователь ЭА может одним нажатием кнопки «Выгрузить файлы» запустить процесс копирования файлов на локальный диск. После завершения копирования файлы могут                                                                                                                                           быть перенесены на оптический диск.  

При этом на внешний носитель будут записаны:

1) скан-образы документов;

2) реестр выгруженных файлов в формате MS Excel;

3) файл, содержащий всю распознанную атрибутивную информацию к выгруженным файлам;

4) программу просмотра содержимого диска с функцией атрибутивного поиска.

Фактически это означает, что на оптический диск или флеш-накопитель записывается «кусочек» настоящего Электронного Архива!

 

Разнообразие вариантов

 Нашими специалистами разработано четыре варианта типовых архитектур, которые могут быть использованы в качестве основы при создании вашего Электронного Архива.

Для сомневающихся — вариант «Проба», для небольших компаний со скромными инвестиционными бюджетами — вариант «Старт». Средние и крупные компании привлекут возможности варианта «Базовый», особо требовательные клиенты увидят отражение своих тайных желаний в варианте «Шик».

Электронный архив — сложный программно-аппаратный комплекс, оптимизированный под конкретного заказчика — вас. Поэтому совместно мы не только определим функциональные требования к создаваемому ЭА, но и выберем наилучший вариант реализации, обеспечивающий оптимальное соотношение (Функциональность + Быстродействие + Надежность) / Совокупная стоимость владения.

Гармоничное сочетание самых современных технологий распознавания скан-образов документов, лучших на рынке программных средств управления корпоративным контентом и эксклюзивной функциональности модулей «Атрибутивный поиск» и «Выборка и выгрузка» придают нашим Электронным Архивам уникальные эксплуатационные качества.

В зависимости от предъявляемых требований мы готовы обеспечить любой уровень надежности и отказоустойчивости ЭА: от вариантов с гарантированным временем восстановления до систем класса 24*7*365. Кроме того, мы предлагаем услуги по сопровождению внедренных нашей компанией ЭА в рамках заключаемых Соглашений об уровнях обслуживания (SLA).

Заложенные в архитектуру наших решений принципы портируемости и масштабируемости позволяют в соответствии с изменяющимися требованиями заказчиков эффективно наращивать объемы хранения и расширять функциональные возможности ЭА в течение длительных сроков эксплуатации. Так, например, в зависимости от прогнозируемых размеров Электронного Архива мы готовы предложить вам различные варианты организации системы хранения данных (СХД): начиная с бюджетных вариантов ёмкостью до 1 Терабайта, и до профессиональных СХД класса hi-end…




 
< Пред.   След. >
Panasonic KV-S1026C
Panasonic KV-S1026C

Разное
1998-2017 Компания Скан
Rambler's Top100