Состав проектных команд в глобальной экономике все чаще выходит за географические, функциональные и организационные рамки. В результате в основу успешной работы менеджера ложится эффективное управление проектами. Управление коллективными проектами позволяет менеджеру решать поставленные задачи, бороться с возникающими проблемами и управлять входящей информацией из множества источников - то есть успешно достигать целей проекта. Когда требуется немедленно привести проект в соответствие с ключевыми целями бизнеса, EMC Documentum eRoom предлагает менеджерам и организаторам инструментарий для управления проектами и принятия решений, что позволяет им распределять ресурсы с учетом стратегии развития и максимизировать отдачу от проекта.

EMC Documentum eRoom - выбор в качестве современной рабочей среды.

Сегодня в основу успешной работы менеджера ложится эффективное управление проектами. Когда требуется немедленно привести проект в соответствие с ключевыми целями бизнеса, EMC Documentum eRoom предлагает менеджерам и исполнителям набор  средств для управления проектами и принятия решений, что позволяет:

- распределять ресурсы с учетом стратегии развития и максимизировать отдачу от проекта.

- получать возможность быстрее выводить продукты на рынок

- упростить управление взаимосвязями в ходе создания добавленной стоимости 

- оптимизировать внутренние операции по выполнению проектов.

EMC Documentum eRoom предлагает организациям гибкое и простое в использовании решение по поддержке коллективной работы, созданное в ответ на их требования по управлению проектами. Задача управления проектами коллективной работы гораздо шире, нежели простое отслеживание календарных планов проекта. Она должна охватывать все взаимодействия внутри проекта, включая исполнительские задачи, решение проблем, управление информацией, поступающей из различных источников, а также успешное комплектование проектной документации. Для распределенных проектных команд eRoom предоставляет широкий набор возможностей, позволяющих упростить управление проектами и повысить эффективность их выполнения. Для того, чтобы гарантировать соответствие стратегическим целям бизнеса, eRoom обеспечивает Web-интерфейс для обобщения информации и улучшения обозримости проектов. В итоге, организации могут расширить управлениепроектами за пределы календарного планирования, направив свои усилия на полный спектр коллективных взаимодействий, которые ведут к успешному выполнению этапов проекта.

Основные особенности и возможности коллективной работы eRoom

Планирование проекта - Project Plan

EMC Documentum eRoom 7 предлагает Project Plan - простое основанное на web-технологиях средство планирования проекта, которое используется внутри рабочего пространства eRoom для организации, управления и генерации отчетов по взаимозависимыми задачам и целям проекта. Созданный специально для тех, кто считает специализированные средства планирования проектов слишком сложными, Project Plan внутри гибкой среды для коллективной работы обеспечивает быстрый обзор таких структурированных данных, как связь и взаимозависисмость задач, доступность ресурсов и отчеты о состоянии выполнения работ по статусу задач и степени их завершенности. Календарные планы проекта можно просматривать как в форме диаграмм Ганта, так и в формате детальной разбивки по задачам, получая многомерное представление информации по задачам.

Project Plan предлагает собственное, основанное на web-технологиях средство планирования проекта внутри рабочего пространства eRoom.

Руководители проекта могут использовать этот инструмент для выделения и отслеживания любого рабочего направления, связанного с проектом. Исполнители непосредственно из своей рабочей среды могут обновлять информацию и отчитываться о продвижении по своим направлениям в проекте. eRoom уведомляет пользователей о необходимости составления отчета о ходе работ и о поручении им задач. Пользователи также могут отслеживать свои персональные задания в разделе задач навигационной панели eRoom.

Инструментарий eRoom Project Plan предоставляет:

• диаграммы Ганта и детализированное представление задач

• автоматическое создание отчетов о статусе и ходе работ

• классификацию, группировку задач и сводку по ним

• настраиваемые представления временных периодов

• настраиваемые установки длительности рабочего дня, графика выходных дней и временных поясов

• возможности:

  -прикрепления файлов или любых объектов eRoom к любой задаче

  -добавления дискуссий и опросов к любой задаче

  -ведения журнала изменений u1076 для использования в аудите.

Интеграция с Microsoft Project

Предлагается две возможности использования eRoom с Microsoft Project. Руководители проекта, которым нужен более мощный набор возможностей планирования проекта, могут использовать eRoom параллельно и интегрированно с Microsoft Project. В этом случае руководители проектов или программ используют Microsoft Project для планирования проекта и распределения ресурсов, в то время как участники проекта могут получить доступ к персонализированному представлению своих задач непосредственно из коллективной рабочей среды eRoom. Таким образом можно избежать необходимости внедрения Microsoft Project на каждом рабочем месте. Первый вариант носит название EMC Documentum eRoom Viewer for Microsoft Project. Это выполняемое на сервере средство для просмотра файлов Microsoft Project предоставляет участникам проекта доступ к информации о задачах в режиме реального времени и создано для рабочей среды, в которой Microsoft Project не доступен на всех рабочих станциях. EMC Documentum eRoom Viewer уменьшает вероятность использования в коллективной работе устаревшей информации. Это повышает прозрачность и облегчает общение, и в то же время помогает участникам проекта концентрироваться на достижении целей и завершении проекта вовремя и в пределах бюджета.

Вторым вариантом является «Пакет разработчика eRoom для Microsoft Project» eRoom Developer Kit (eDK) for Microsoft Project, который обеспечивает интеграцию данных между eRoom и Microsoft Project или Microsoft Project Server. Интеграция данных идет глубже простого просмотра информации по задачам из eRooom - она позволяет участникам проекта обновлять и изменять эту информацию. Наиболее существенно, что интеграция eRoom и Microsoft Project позволяет всем участникам проекта использовать возможности коллективной работы eRoom непосредственно в связи с задачами, созданными и распределенными в Microsoft Project. В результате, Microsoft Project не только выполняет роль инструмента для планирования и контроля проекта, но также становится одним из многих источников данных, приводящих в действие процессы взаимодействия, коллективного принятия решений и выполнения задач в коллективной рабочей среде eRoom.

Руководители могут использовать мощный инструментарий Microsoft Project для планирования проекта, а участники проекта могут просматривать задачи в среде eRoom даже не устанавливая Microsoft Project на своих рабочих местах.

 

Интеграция eRoom и Microsoft Project позволяет пользователям:

• одним щелчком мыши импортировать ресурсы, назначения и цели из Microsoft Project в базу данных eRoom

• одним щелчком мыши импортировать задачи из Microsoft Project в eRoom Project Plan

• импортировать данные по задачам из Microsoft Project Server посредством Web- сервисов

• публиковать соответствующие изменения из eRoom на Microsoft Project Server

• избавиться от необходимости использования файлов .csv в процессе импортирования данных

Портлет eRoom Program Dashboard

Портлет eRoom Program Dashboard обеспечивает программируемое представление на экране сводной информации по нескольким проектам в режиме реального времени. Это позволяет членам команд, руководителям проектов и исполнителям отслеживать ключевую информации по проекту в персонализированном представлении портфеля проектов. В портлете eRoom Program Dashboard в свернутом виде находятся данные, полученные из шаблонов баз данных, используемых в нескольких различных eRoom, что обеспечивает детализированный обзор состояния каждого проекта в режиме реального времени. Доступный для установки из eRoom Developer Kit, портлет eRoom Program Dashboard позволяет конфигурировать бизнес-логику вокруг уведомлений о состоянии проектов в соответствии со специфическими требованиями к процессам в организации.

eRoom Program Dashboard предоставляет:

• возможности установки в корпоративный портал

• повторно используемые шаблоны и пользовательские компоненты

• рабочее пространство, которое может распространяться на весь портал eRoom

• динамически создаваемые отчеты о состоянии, включая возможность задания интервалов обновления.

• XML-соединение с базой данных eRoom и объектами календаря.

Благодаря комбинированию персонализированного представления состояния проекта и возможностью быстрого доступа к важным данным, eRoom Program Dashboard позволяет руководителям проектов и исполнителям немедленно реагировать на динамическое изменение условий и обеспечивать соблюдение сроков выполнения критически важных для основной деятельности работ.

Партнерство с PlanView для управление портфелем проекта

Соединение eRoom с PlanView - лидирующим на рынке продуктом для управления портфелем проеков еще больше усиливает наше предложение для коллективных проектов. PlanView дополняет сильные стороны eRoom в области неструктурированной коллективной работы в ходе проекта своей ориентированностью на структурированное управление проектами, ресурсами и финансовой информацией. PlanView Enterprise - это всеобъемлющее решение, которое применяет методику управления портфелями к стратегиям, проектам и предоставлению бизнес-услуг. PlanView Project Portfolio Management (PPM), одно из трех основных компонентов PlanView Enterprise, позволяет пользователям оценить объем и спланировать свою работу, определить и свести к минимуму риски, связанные с проектом, назначить исполнителей и прочие ресурсы, а также управлять проектом на протяжении всего жизненного цикла от момента получения заказа до момента предоставления результата.

PlanView PPM используется в следующих областях:

• Управление проектами - оценка объемов, планирование выполнение работы, а также более эффективное управление по срокам и финансам, управление рисками, уведомления о невыполнении сроков и нехватке ресурсов.

• Управление ресурсами - эффективное распределение работ, разработка системы необходимых навыков и областей профессиональных интересов персонала, а также поддержка продуктивности работы персонала.

• Управление финансами - создание корпоративных бюджетов и рабочих смет, создание отчетов о выполнении работ и текущих расходах для производства и бухгалтерского учета, а также создание детальных журналов аудита для обеспечения соответствия требованиям регулирования деятельности.

Информационные панели PlanView PPM облегчают общение между IT-специалистами и бизнес-руководителями. Они отслеживают и отображают показатели производительности и тенденции, выявленные в результате анализа информации о работе, ресурсам и ключевым показателям эффективности. Таким образом, объединенное решение, предлагаемое EMC Documentum и PlanView помогает руководителям  компаний совместить показатели работы информационных систем и с более глобальными бизнес-целями.

Дополнительные возможности eRoom по управлению проектами eRoom предлагает широкий набор функций по облегчению и упрощению коллективной работы территориально распределенных команд.

Базы данных структурированных процессов согласования

Когда для запуска, продвижения или завершения проекта требуется пройти этап согласования или одобрения, члены команд могут использовать в рамках проекта структурированные процессы. Для стандартизации методологий выполнения проектов, а также повышения эффективности работы проектных команд руководители проекта могут создавать шаблоны процессов, включающие процессы согласования.

Возможности создания процессов согласования в eRoom включают:

• Программу-мастер для проектирования процесса силами конечных пользователей.

• Управление линейными процессами короткого цикла.

• Контроль согласования отдельными пользователями или группами.

• Простоту внесения изменений силами владельца процесса или комнаты eRoom без привлечения ИТ-специалистов.

• Встроенные возможности коллективной работы с объектами в ходе процесса.

Корпоративные базы данных

eRoom предоставляет возможность агрегации проектных данных из нескольких проектов в корпоративной базе данных для того, чтобы обеспечить единое представление этих данных руководителям проектов. Любая база данных eRoom может использоваться в качестве корпоративной, что обеспечивает прозрачность этапов проектов, действий по решению проблем и информации о статусе выполнения различных проектов.

С помощью корпоративных баз данных eRoom менеджеры проектов могут:

• Отслеживать ход работ проектных команд в соответствующих проектах и управлять им.

• Находить узкие места в процессах и корректно разрешать вопросы дефицита ресурсов.

• Переходить из записи в базе данные в соответствующую ей комнату eRoom для получения более подробной информации.

• Автоматизировать распространение информации и содержания из одной точки доступа в несколько комнат eRoom сразу.

Персональная настройка информации о задачах

eRoom 7 предлагает новый интерфейс с тремя закладками в верхней левой части рабочего окна. Кроме отображения дерева навигации и поискового интерфейса, в eRoom 7 добавлена третья закладка с персонализированным представлением активных задач данного пользователя в eRoom. Во время работы с отдельным заданием в основном окне, в левой части экрана пользователь может просматривать список задач. На этой странице, назваемой Task Summary, отображаются задачи из всех баз данных и проектных планов eRoom, на которые данный пользователь назначен непосредственно, через группу или роль.

Службы реального времени

Службы реального времени eRoom (eRoom Real Time Services) предоставляют проектным командам возможность проведения конференций по обсуждению данных непосредственно из проектной рабочей среды. Члены команды могут собираться вместе в режиме реального времени, чтобы обсудить проектную документацию, решить проблемы и принять решения по продвижению проекта к поставленным целям. Члены проектных команд могут пригласить на встречу в режиме реального времени не-членов eRoom, обеспечивая процесс принятия решения важным вкладом внешних участников.

eRoom Real Time Services позволяют проектным командам проводить конференции в режиме реального времени для обсуждения вопросов и принятия решений.