Автоматизированный ввод бухгалтерских документов в систему 1С

 «Цифровая Россия: Загрузка документов»: за считанные минуты делает то, на что раньше Вы тратили годы!

При покупке комплексного решения (ПО + документ-сканер Panasonic), предоставляются скидки. 

                  Российская компания «Эффективные решения» объявляет о выходе своего нового продукта – Загрузка документов 1.0. Программа позволяет легко переносить все бумажные бухгалтерские документы в систему 1С.

                  С помощью этой программы загрузка первичных документов превратится в быстрый и несложный процесс. Возможности программы позволяют загружать документы 1С как со сканера, так и из файлов формата Microsoft Excel и из других баз 1С посредством механизма OLE. Положив документ на сканер, Вы получите его копию в 1С не вводя ни единого символа. Программа автоматически создаст или найдет нужную номенклатуру, контрагентов и различные реквизиты. Усталость от ввода бесчисленного количества цифр и заголовков, частых опечаток и напряжения глаз постоянно дает о себе знать и мешает Вам эффективно работать? Новая «Загрузка документов 1.0» – это как раз именно тот умный помощник, который позволит Вам позабыть об этих неприятностях!

                  Возможности данной программы позволяют снизить количество неизбежных при ручном вводе неточностей и ошибок, что в сочетании с экономией времени и трудозатрат делают её применение очевидной необходимостью.

                  Программа «Загрузка документов 1.0» отличается легкостью и простотой использования, небольшим размером, а также высокой скоростью обработки информации. Программа позволит Вам легко наладить электронный документооборот между Вами и Вашими контрагентами, используя файлы Microsoft Excel для загрузки и выгрузки информации. Подробное руководство пользователя на русском языке поможет в считанные минуты научиться работе с программой. «Загрузка документов 1.0» не имеет прямых аналогов и является оптимальным решением проблемы ввода первичных 1С документов.

                  Мы рекомендуем использовать высоко надежные, поточные сканеры Panasonic, например Panasonic KV-S2028C

                  Автоподатчик на 120 листов, скорость 23листа в минуту, дневная нагрузка до 4000листов в день,не требует дополнительных вмешательств кроме замены роликов через каждые 300 000 листов

Цифровая Россия: Загрузка документов Версия 1.0

                  Программный продукт «Цифровая Россия: Загрузка документов» позволяет загружать первичные документы в 1Сv7.7 со сканера, из файлов формата Microsoft Excel, из других Баз 1С посредством механизма OLE.

Установка

                  Установка состоит из двух частей, установка на компьютер и установка непосредственно в информационные базы. Для установки на компьютер необходимо запустить инсталляционный файл dr_zagruzka_install.exe и следовать указаниям диалога. После установки основного дистрибутива в главном меню необходимо запустить ярлык Главное Меню \ Программы \ «Цифровая Россия загрузка документов» \ «Установить 'ЦР Загрузка документов' в базы 1С», отметить галочками информационные базы (названия идентичны тем, что появляются в окне запуска 1С) и нажать «ОК». В итоге в выбранных информационных базах в Меню \ Сервис \ «Дополнительные возможности» появится пункт «Цифровая Россия: загрузка документов» (Рис. 1).

Рис. 1 Диалог «Дополнительные возможности» типовой конфигурации

                  Открыть основной диалог программы можно при двойном щелчке левой кнопкой мышки по строке «Цифровая Россия: загрузка документов» в диалоге, или, выделив строку курсором, нажать кнопку «Открыть».

Основной диалог

                  Откройте дополнительные возможности («Сервис» - «Дополнительные возможности») и запустите обработку «Цифровая Россия загрузка документов». Откроется диалог как на Рис. 2, который состоит из трех закладок: «Загрузка», «История загрузок» и «Дополнительно».

Рис. 2 Основной диалог программы «Цифровая Россия: загрузка документов»

                  Рассмотрим первую закладку «Загрузка». Элемент диалога «Настройка» предназначен для выбора шаблона-настройки загружаемого документа. Шаблоны создаются исходя из специфики расположения загружаемых полей на первичных документах, несут информацию об идентификаторах объектов в 1С и способе расшифровки ячеек. Всегда, прежде чем загрузить первичный документ, необходимо констатировать, что выбран корректный шаблон. Ниже расположен список, который состоит из трех позиций: - «Загружать из файла»: при данной настройке загрузка происходит из файла формата Excel. Для этого необходимо в поле, которое находится ниже, кликнуть мышкой на три точки и в диалоге выбрать файл формата Excel. Кнопка в этом случае открывает выбранный файл в Microsoft Excel для просмотра. - «Загружать из каталога»: аналогично первому случаю, только выбирается папка, которая содержит файлы формата Excel. При нажатии на кнопку «Загрузить» будут загружены все xls файлы, которые находятся в выбранной папке. Кнопка в этом случае открывает выбранную папку для просмотра. - «Со сканера»: в этом случае загрузка первичных документов производится со сканера. При выборе данной настройки диалог под списком изменится, и появятся кнопки «Начать сканирование» и «Scan&Read» (Рис. 3).

Рис. 3 Внешний вид диалога при выборе источника «Со сканера»

                  Кнопка «Scan&Read» служит для сканирования и распознавания одного документа без каких-либо промежуточных диалогов. Кнопка «Начать сканирование (drscan)» служит для открытия пользовательского диалога группового сканирования и распознавания. Данный диалог подробно рассмотрен в части 3.3 Формирование документов в 1С. Для просмотра документов, которые прислал контрагент в «первоначальном виде», служит кнопка "Реестр", при нажатии на которую откроется «Реестр документов в файле» (Рис. 4).
 

Рис. 4 Реестр документов в файле

                  Ниже расположена кнопка «Загрузить», она служит для загрузки документов исходя из рассмотренных выше выбранных настроек. Рассмотрим вторую закладку основного диалога – «История загрузок» (Рис. 5).

Рис. 5 Закладка «История загрузок» основного диалога

                  В таблице представлена история загрузок за текущий сеанс, при двойном щелчке мышкой по записи открывается реестр загруженных документов. Кнопка «Протокол» служит для просмотра служебного лога. На закладке «Дополнительно» (Рис. 6) представлена таблица, которая позволяет проставить реквизиты по умолчанию для загружаемых документов.

Рис. 6 Закладка «Дополнительно» основного диалога

                  В колонке описание представлен список идентификаторов доступных полей, в колонке «Значение» - значения по умолчанию. Если для реквизита установлено значение <автоподбор>, то при загрузке идентификация объекта происходит по наименованию, и в случае, если элемент с нужным наименованием не найден, объект создается. Щелкнув мышкой два раза по слову <автоподбор> можно установить конкретное значение реквизита, в этом случае при загрузке документов в данный реквизит будет подставляться установленное значение. Колонка «Х» служит для сбрасывания установленных значений в исходное состояние (<автоподбор>).

Сканирование и распознавание документов

                  Если выбрать вид источника «Со сканера (сканировать)» и нажать на кнопку «Начать сканирование», то открывается диалог сканирования и распознавания документов (Рис. 7).

Рис. 7 Диалог сканирования и распознавания документов

                  Таблица «Изображения готовые к импорту» показывает отсканированные файлы формата графики, «Предпросмотр» служит для предварительного просмотра данных файлов. Внизу находятся информационные поля «Папка изображений», путь к программе Fine Reader и очень важная настройка «Устройство», которая показывает имя сканера для загрузки изображений. Для изменения сканера необходимо просто щелкнуть левой кнопкой мышки по наименованию сканера, и в списке выбрать нужный сканер. Слева находятся две закладки: «Основные задачи» и «Групповое сканирование». Рассмотрим эти закладки подробнее. На закладке «Основные задачи» находятся следующие управляющие элементы: «Scan&Read»: предназначен для сканирования одной страницы, автоматического распознавания и отправки в 1С; «Сканировать станицу»: управляющий элемент предназначен для сканирования страницы и добавления ее в список изображений, готовых к импорту; «Добавить из файла»: дает возможность добавить изображения в список из файла, без использования сканера. «Отправить в 1С»: отправляет все изображения из таблицы в 1С. Для автоматизации процесса сканирования служит вторая закладка диалога - «Групповое сканирование» (Рис. 8).

Рис. 8 Закладка «Групповое сканирование»

В поле «Интервал сканирования» можно задать интервал сканирования в секундах, количество сканируемых страниц можно обозначить в поле, расположенным ниже. Количество станиц можно не ограничивать, для этого предназначена галочка «не ограничивать», при этом процесс сканирования необходимо прерывать вручную. Управляющий элемент «Начать сканирование» соответственно начинает процесс группового сканирования первичных документов, при этом, если по нему щелкнуть мышкой он преобразуется в элемент, при нажатии на который групповое сканирование останавливается.

Формирование документов в 1С

При нажатии кнопки «Загрузить» основного диалога происходит непосредственно загрузка документов в промежуточный буфер, и появляется список предварительно загруженных документов (Рис. 9)

Рис. 9 Список документов для загрузки

В диалоге предоставляется возможность убедиться, что все колонки «на месте» и нажать на кнопку «Загрузить документы». В многострочной части таблицы имеется расшифровка по строкам: при двойном щелчке левой кнопкой мышки по строке откроется документ в представлении 1С, если он загружен, или же в представлении промежуточного буфера, если документ еще не загружен. Немаловажна колонка таблицы «Загружать», при загрузке будут создаваться только те документы, которые имеют значение «Загружать» в этой колонке. Это значение можно сбросить, или снова установить, воспользовавшись двойным щелчком мышки по нужной ячейке, кнопками «Не загружать», «Загружать», или же серией следующих кнопок.