Компания Скан - Компания Скан

Компоненты "Дело"

Дополнительные компоненты:

ДЕЛО-Web

Удаленный доступ к данным и функциям

В системе «ДЕЛО» реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям (Опция «ДЕЛО -WEB»), позволяющий работать с документами через Internet\Intranet. Для успешной организации удаленной работы достаточно web-браузера Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (и выше) или полностью совместимого с ним программного обеспечения.

«ДЕЛО-WEB» предоставляет практически все основные вышеописанные функциональные возможности:

регистрация документов (с автоматическим заполнением некоторых полей РК );
регистрация связанных документов;
прикрепление файлов к РК;
заверение и проверка ЭЦП прикрепленных к РК файлов;
вынесение резолюций по документу и контроль исполнения;
ввод отчетов об исполнении поручений;
работа в папках кабинета (просмотр поступивших в кабинет документов);
согласование (визирование) и подписание проектов документов;
поиск документов и поручений по значениям их реквизитов;
полнотекстовый поиск документов;
использование разнообразных встроенных поисковых запросов;
разграничение прав доступа к данным и функциям.

Универсальный веб-доступ ко всем корпоративным документам и возможность эффективной удаленной работы с ними позволяют системе «ДЕЛО» стать полноценной основой для формирования единого информационного пространства в организации любого масштаба и уровня. Опция «ДЕЛО-WEB» - необходимое решение для предприятий с территориально распределенной структурой. Благодаря новым возможностям, сотрудники удаленного филиала, не имеющие возможности подключиться к локальной сети «основной компании», становятся равноправными участниками документооборота в рамках всего предприятия.
Активное использование удаленного доступа создает предпосылки для увеличения мобильности персонала. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса (в служебных поездках, командировках и т. п.), имеют возможность участвовать в принятии решений по документам, их исполнении и контроле.

Применение веб-технологий позволяет значительно упростить архитектуру корпоративной системы документооборота, поскольку не требует установки на рабочих местах пользователей основного клиентского приложения. Работа самих пользователей системы также упрощается, благодаря интуитивно понятному и простому в использовании интерфейсу.

Поточное сканирование

Перевод документов из бумажной в электронную форму

Система предоставляет возможность сканирования и распознавания бумажных документов прямо из интерфейса регистрационной карточки и автоматически прикрепляет полученные файлы к РК (Опция «Сканирование»).

Для организаций с большим документопотоком реализована возможность массового ввода в систему бумажных документов и распознавания их электронных образов. Это значительно сокращает трудозатраты на ввод информации и создает предпосылки для перехода к электронному документообороту. (Опция «Поточное сканирование»).

Технология поточного сканирования состоит в следующем. При регистрации на документе (на первом или на отдельном чистом листе) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. Он содержит уникальный идентификационный номер документа и правила его обработки.

В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. Полученные в заданном формате результаты сканирования автоматически прикрепляются к соответствующим РК.

Система предоставляет возможность гибкой настройки параметров поточного сканирования:

расположение штрих-кода на документе или чистом листе бумаги;
поддержка работы с двусторонним сканером;
способ обработки (создание графического изображения, текстового файла или комбинированный вариант);
форматы изображения (TIFF, GIF, JPG, PNG), и распознавания (TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF);

Для реализации данной функции используется программное обеспечение компании ABBYY - FineReader 6.0 или 7.0 Scripting Edition. Подробнее см. http://www.abbyy.ru/

ЭЦП и шифрование

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) является необходимым условием для полноценной реализации защищенного электронного документооборота. Она представляет собой аналог традиционного заверения бумажного документа при помощи подписи и печати. Помимо этого ЭЦП позволяет подтвердить личность автора или отправителя корреспонденции, а также является гарантией того, что в документ после его подписания не были внесены изменения.

Возможности применения ЭЦП и шифрования данных обеспечиваются благодаря интегрированным в систему «ДЕЛО» сертифицированным средствам криптографической защиты информации - КриптоАРМ, КриптоПро CSP, СигналКом CSP, Верба OW, решениям Microsoft (в будущем планируется также поддержка таких криптопровайдеров как Домен-К, Авест).

Применение электронной цифровой подписи:

Регистрируя входящие документы, сотрудник может ставить свою ЭЦП на прикрепляемый к карточке файл, удостоверяя его подлинность. При работе с проектами документов, исходящими и внутренними документами организации, ЭЦП может применяться при согласовании, визировании, утверждении, регистрации и отправке документа адресату.
Система предоставляет возможность подписывать ЭЦП файлы, хранящиеся в базе данных и отправляемые по электронной почте. При необходимости, документ может быть подписан несколькими сотрудниками, что очень удобно для автоматизации процедур согласования и утверждения документов. В случае, если система «ДЕЛО» установлена у всех участников обмена информацией, пользователи получают возможность распространять подписанные документы по всей территориально-распределенной организации.

Любой сотрудник, имеющий доступ к документу, получает достоверную информацию о подписях и подписавших лицах, а также может проверить подлинность каждой подписи «одним нажатием кнопки».

Технология работы и применения ЭЦП:

Для каждого пользователя, обладающего правом подписи, формируется ключ, состоящий из двух частей:

1. Секретный ключ - используется для подписания документов и для дешифрации сообщений, отправляемых пользователем по электронной почте. Он записывается на носитель информации, передаваемый лично пользователю (и может быть дополнительно защищен паролем на случай потери носителя). Подписание происходит путем ввода носителя в считывающее устройство компьютера и нажатия кнопки «Подписать».

2. Открытый ключ - используется для проверки подлинности ЭЦП. Проверка производится на основании сертификата открытого ключа.

Применение ЭЦП предполагает наличие Центра управления ключевой системой (ЦУКС) - комплекса программного обеспечения и устройства записи/чтения носителей. Данный комплекс функционирует на автономном компьютере, в целях безопасности не подключенном ни к какой линии связи (комплекс входит в комплект поставки опции «ЭЦП и шифрование»).

Создание ключей пользователей осуществляется администратором ЦУКС. Администрирование не требует специальной подготовки; вся необходимая информация представлена в документации системы «ДЕЛО».

Шифрование документов, передаваемых по электронной почте

Помимо поддержки ЭЦП средства криптографической защиты информации, входящие в состав данной опции, обеспечивают надежное шифрование данных.

Шифрование сообщений, передаваемых по открытым каналам, позволяет гарантированно защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа - прочтения, искажения либо подмены.

Возможность защищенного обмена документами по внешним каналам связи является наиболее актуальной для территориально распределенных организаций, т.е. имеющих сеть филиалов или дочерние организации. Гарантий конфиденциальности передаваемых сведений часто требует также переписка с клиентами или партнерами.

Защита от несанкционированного доступа

В состав стандартной поставки системы «Дело» включены базовые функции информационной безопасности, беспечивающие аутентификацию и разграничение прав доступа пользователей к информации.

Эти функции обеспечивают минимально необходимый уровень защиты в случае, когда к системе электронного документооборота не предъявляются особые требования по информационной безопасности.

Расширенные функции информационной безопасности реализованы в рамках трех дополнительно поставляемых опций.

Это необходимо в случаях, когда предъявляются повышенные требования к защите данных от внешних угроз, а также к целостности и юридической значимости электронных документов, обрабатываемых в рамках системы «ДЕЛО».

Возможности, предоставляемые данными опциями, позволяют:

обеспечить систему комплексной защиты корпоративной информации любого масштаба;
реализовать технологии безбумажного документооборота с соблюдением всех требований законодательства и внутренних стандартов (регламентов).

Мастер паролей

Программно-аппаратный комплекс "Мастер Паролей" может использоваться для авторизации пользователей программного продукта "ДЕЛО-Предприятие" (системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота).

Программный продукт "ДЕЛО-Предприятие" поддерживает необходимый для разграничения прав доступа пользователей механизм авторизации. Однако в последнее время в учреждениях и организациях происходит ужесточение требований к информационной безопасности, что приводит к использованию при авторизации все более длинных и сложных паролей. Это создает для пользователей сложности при работе.

Использование "Мастера Паролей" позволяет решить эту проблему путем организации хранения идентификаторов и паролей на смарт-карте. Доступ к данным на карте может быть закрыт PIN -кодом.

Пользователю программного продукта "ДЕЛО-Предприятие", на компьютере которого установлен "Мастер Паролей", для входа в систему достаточно вставить карту в считывающее устройство и набрать PIN -код (если он есть).

"Мастер Паролей" обеспечивает работу с любыми программами в среде Windows , при этом все пароли хранятся на одной смарт-карте.

Программно-аппаратный комплекс "Мастер Паролей" имеет сертификат Гостехкомиссии РФ и сертификат соответствия средствам защиты информации Министерства обороны РФ, в соответствии с которыми комплекс допущен к применению в составе систем защиты информации от несанкционированного доступа на объектах вычислительной техники и в помещениях 2 категории учреждений Министерства обороны РФ.

Комплекс допущен к работе с информацией, относящейся к государственной тайне.