Основные функции системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО»
Поддержка деятельности служб ДОУ организации:
-
Составление номенклатуры дел
-
Оперативное хранение дел.
-
Подготовка дел для передачи на архивное хранение.
Поддержка деятельности архива организации:
Ввод документов в систему
-
Регистрация дел и документов – создание архивных регистрационных карточек (АРК) дел и документов.
-
Приём исполненных документов из системы «ДЕЛО» или любой другой системы автоматизации делопроизводства для формирования и оформления дел.
-
Формирование (систематизация документов внутри дела) и оформление дел (единиц архивного хранения).
-
Возможность настраивать систему классификации дел и документов в архиве.
-
Возможность работы с электронными образами (файлами) документов.
-
Использование технологии поточного сканирования документов для перевода бумажного архивного фонда в электронный вид, поддерживаемый системой.
-
Топографирование хранилища документального архивного фонда.
-
Автоматизированная подготовка номенклатуры дел
-
Создание номенклатурных заголовков дел в соответствии со схемой классификации, определенной для каждого фонда.
-
Группировка дел в пределах фонда, использование настраиваемой для каждого фонда схемы систематизации дел. Поддерживается возможность систематизации дел внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков: хронологически-структурного, тематического, функционального, отраслевого, предметно-вопросного.
Учёт и контроль движения дел, ведение карты-заместителя на выданные дела.
Экспертиза ценности документов, включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения; выделение дел к уничтожению.
Поиск дел и документов в архиве
-
Формирование поисковых запросов по любым реквизитам (и их сочетанию) АРК.
-
Сохранение, просмотр и корректировка сохраненных поисковых запросов.
-
Поиск и отображение списка дел и документов по сформированным поисковым запросам.
-
Сортировка, удаление, ведение статистики найденных записей в результирующей таблице.
-
Печать результата поиска.
Особенности
-
Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации.
-
Гибко настраиваемая классификация дел и рубрикация документов.
-
Учет различных видов документов.
-
Хранение не только карточек документов, но и электронных образов документов (текстов/отсканированных изображений).
-
Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов.
-
Удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав.
-
Формирование основных отчетных форм, утвержденных Росархивом.
В настоящее время ЭОС, по заказу Росархива, разрабатывает новое поколение программного обеспечения для государственных и муниципальных архивов (система «АРХИВНЫЙ ФОНД»), в т.ч. для автоматизации приема дел на хранение от организаций и предприятий. Соответствующие требования учитываются в системе «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Таким образом, организации, которые будут её использовать, получат средства, упрощающие процедуру передачи дел на хранение в государственные и муниципальные архивы.
Преимущества системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО»
Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – новая разработка компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – это тиражируемый («коробочный») продукт, реализующий функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел.
Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО»– это:
-
Удобный интерфейс
-
Архив электронных документов
-
Web-доступ
-
Поточное сканирование
-
Современные технологические решения
-
Полное соответствие требованиям действующих стандартов в области архивного дела, а также правилам и приемам, используемым в практике отечественных предприятий
-
Гибкость и масштабируемость:
-
Постоянное развитие и техническая поддержка
-
Интеграция с системой «ДЕЛО»
По заключению специалистов Росархива «бесспорным достоинством системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» является ее построение, основанное на действующей законодательной и нормативно-правовой базе по делопроизводству и архивному делу, а также соблюдение традиционных, проверенных временем правил работы отечественных архивов».
Сегодня некоторым компаниям, у которых есть архивная служба или которые хотят создать архив, требуется автоматизация процессов управления ведомственным архивом в соответствии с правилами, утвержденными Росархивом.
Другим компаниям необходимо электронное хранилище документов, обеспечивающее надежное хранение и оперативный доступ.
Третьим необходимо комплексное решение, объединяющее первые два. Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» позволит решить все три задачи, причем независимо от того, какая система документооборота используется в организации.
|