Ввод документов в систему

Регистрация дел и документов – создание архивных регистрационных карточек (АРК) дел и документов.
Приём исполненных документов из системы «ДЕЛО» или любой другой системы автоматизации делопроизводства для формирования и оформления дел.
Формирование (систематизация документов внутри дела) и оформление дел (единиц архивного хранения).
Возможность настраивать систему классификации дел и документов в архиве.
Возможность работы с электронными образами (файлами) документов.
Использование технологии поточного сканирования документов для перевода бумажного архивного фонда в электронный вид, поддерживаемый системой.
Топографирование хранилища документального архивного фонда.
Автоматизированная подготовка номенклатуры дел
Создание номенклатурных заголовков дел в соответствии со схемой классификации, определенной для каждого фонда.
Группировка дел в пределах фонда, использование настраиваемой для каждого фонда схемы систематизации дел. Поддерживается возможность систематизации дел внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков: хронологически-структурного, тематического, функционального, отраслевого, предметно-вопросного.

Учёт и контроль движения дел, ведение карты-заместителя на выданные дела.

Экспертиза ценности документов, включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения; выделение дел к уничтожению.

Поиск дел и документов в архиве

Формирование поисковых запросов по любым реквизитам (и их сочетанию) АРК.
Сохранение, просмотр и корректировка сохраненных поисковых запросов.
Поиск и отображение списка дел и документов по сформированным поисковым запросам.
Сортировка, удаление, ведение статистики найденных записей в результирующей таблице.
Печать результата поиска.

Особенности

Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации.
Гибко настраиваемая классификация дел и рубрикация документов.
Учет различных видов документов.
Хранение не только карточек документов, но и электронных образов документов (текстов/отсканированных изображений).
Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов.
Удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав.
Формирование основных отчетных форм, утвержденных Росархивом.

В настоящее время ЭОС, по заказу Росархива, разрабатывает новое поколение программного обеспечения для государственных и муниципальных архивов (система «АРХИВНЫЙ ФОНД»), в т.ч. для автоматизации приема дел на хранение от организаций и предприятий. Соответствующие требования учитываются в системе «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Таким образом, организации, которые будут её использовать, получат средства, упрощающие процедуру передачи дел на хранение в государственные и муниципальные архивы.

Преимущества системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – новая разработка компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – это тиражируемый («коробочный») продукт, реализующий функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел.

Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО»– это:

Удобный интерфейс
Архив электронных документов
Web-доступ
Поточное сканирование
Современные технологические решения
Полное соответствие требованиям действующих стандартов в области архивного дела, а также правилам и приемам, используемым в практике отечественных предприятий
Гибкость и масштабируемость:
- настраиваемая схема классификации дел и документов в соответствии с потребностями конкретного пользователя
- возможность структурированного описания любого документа организации
Постоянное развитие и техническая поддержка
Интеграция с системой «ДЕЛО»

По заключению специалистов Росархива «бесспорным достоинством системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» является ее построение, основанное на действующей законодательной и нормативно-правовой базе по делопроизводству и архивному делу, а также соблюдение традиционных, проверенных временем правил работы отечественных архивов».

Сегодня некоторым компаниям, у которых есть архивная служба или которые хотят создать архив, требуется автоматизация процессов управления ведомственным архивом в соответствии с правилами, утвержденными Росархивом.

Другим компаниям необходимо электронное хранилище документов, обеспечивающее надежное хранение и оперативный доступ.

Третьим необходимо комплексное решение, объединяющее первые два. Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» позволит решить все три задачи, причем независимо от того, какая система документооборота используется в организации.