Главная
Каталог
Сервисный центр
Обратная связь
Координаты
Вакансии
Каталог arrow Статьи и обзоры arrow Автоматизация документооборота компании – непростой выбор
Телефон: 8 (495) 648-68-05
Автоматизация документооборота компании – непростой выбор
Приступая к обсуждению задач «автоматизации документооборота» необходимо оговориться, что данное сочетание слов не имеет достаточно формализованного определения и может нести множество смыслов и толкований. Под «автоматизацией документооборота» понимают и внедрение приложения автоматизирующего канцелярию, и внедрение электронного архива документов, создания системы управления и контроля согласования, утверждения и исполнения договоров, распорядительных документов, приказов и распоряжений, а также разнообразные картотеки документов и приложения автоматизирующих маршрутизацию документов и управления бизнес процессами по их обработке и многое другое. Практически не определено соответствие межу русскоязычным термином «автоматизация документооборота» и такими устоявшимися на западе технологиями как  WorkFlow (автоматизация бизнес процессов), GroupWare (системы организации групповой работы), Knowledge Management (системы управления знаниями), Electronic Document Interchange (системы обмена электронными документами), предлагающие решение отдельных аспектов автоматизации документооборота. Все это приводит к определенным трудностям при выборе инструментов для автоматизации документооборота.
Приступая к обсуждению задач «автоматизации документооборота» необходимо оговориться, что данное сочетание слов не имеет достаточно формализованного определения и может нести множество смыслов и толкований. Под «автоматизацией документооборота» понимают и внедрение приложения автоматизирующего канцелярию, и внедрение электронного архива документов, создания системы управления и контроля согласования, утверждения и исполнения договоров, распорядительных документов, приказов и распоряжений, а также разнообразные картотеки документов и приложения автоматизирующих маршрутизацию документов и управления бизнес процессами по их обработке и многое другое. Практически не определено соответствие межу русскоязычным термином «автоматизация документооборота» и такими устоявшимися на западе технологиями как  WorkFlow (автоматизация бизнес процессов), GroupWare (системы организации групповой работы), Knowledge Management (системы управления знаниями), Electronic Document Interchange (системы обмена электронными документами), предлагающие решение отдельных аспектов автоматизации документооборота. Все это приводит к определенным трудностям при выборе инструментов для автоматизации документооборота.
Приступая к автоматизации задач документооборота надо изначально разделить собственно внедрение тех или иных приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов и внедрение платформы для подобной автоматизации. Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации документооборота, является смешивание двух этих задач.
Вообще говоря, конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:
  • регистрация корреспонденции (входящие, исходящие)
  • электронный архив документов
  • система согласования договоров
  • система контроля исполнения решения коллегиальных органов управления
  • согласование и утверждение ОРД
  • контроль исполнения документов и поручений
  • контроль исполнения жалоб и обращений граждан
  • автоматизация договорного процесса
  • библиотека регламентов управленческих процедур
  • организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений
  • система контроля знаний должностных инструкций
  • ведение архивов конструкторской и технологической документации
  • организация документооборота в рамках ведения проектов
  • система согласования бюджетов
  • оформление командировок, пропусков, доверенностей и т.д.
В любой более-менее крупной организации можно насчитать не один десяток подобных задач. При этом набор конкретных процессов, требующих автоматизации будет разниться в зависимости не только от типа организации (гос.учереждение, проектная организация, торговая компания и пр.), но и от сложившихся в компании управленческих практик.
Перечисленные приложения можно внедрять по отдельности «с нуля», не вкладываясь в создание дополнительной инфраструктуры. Однако подобный подход, вполне применимый при автоматизации традиционных приложений, не позволяет достичь основного эффекта от внедрения комплекса приложений автоматизации документооборота, в силу специфики данной группы приложений, а именно: 
  • Множество приложений на одном рабочем месте
В обычных приложениях (бухгалтерская программ, систем складского учета и пр.) пользователь работает с информацией в рамках одного автоматизированного рабочего места, и редко выходит за его пределы. Приложения документооборота автоматизируют базовые процессы управления, в организации, которые охватывают большинство сотрудников. В связи с этим каждый сотрудник вынужден использовать на своем рабочем месте весь комплекс приложений и соответственно осваивать интерфейс каждого приложения.
  • Специфичность приложений
В приложениях автоматизации документооборота закрепляется опыт и управленческие Know-How компании. В связи с этим приложения специфичны для конкретной организации. Опыт показывает, что даже такие типовые процедуры как согласование договоров, канцелярия, процедуры оформления командировочных документов могут существенно различаться в компаниях даже со сходной структурой бизнеса.
  • Не регулярное использование приложений
Пользователь взаимодействует с функциями приложений апериодически по мере необходимости выполнения определенной функции в бизнес процессе. Он может выполнять определенную функцию крайне редко, например, участвовать в согласовании текста годового отчета. Все это требует во-первых, определенной активности приложения по отношению к пользователю, приложение должно сообщать ему, что и когда он должен сделать; во-вторых, обеспечивать унифицированный интерфейс для различных  функций в различных процессах обработки документов.
  • Необходимость организации общего информационного пространства
Положения данного класса накапливают информацию об основных аспектах деятельности сотрудников организации. В связи с эти, необходимо уделять особое внимание общности механизмов поиска, извлечения знаний,  накопления статистической информации и анализа процессов. При этом важно иметь доступ к информации о занятости сотрудников в различных бизнес процессах. Наличие подобных интегрированных механизмов позволит получить качественно новую информацию о работе организации.
  • Необходимость гибких инструментов модификации приложений
Основной задачей автоматизации документооборота является перенос в область автоматизации формализованной части управленческого процесса. Но сам процесс формализации является периодическим и итеративным. По мере внедрения определенного процесса выявляются его недостатки и необходимость внесения изменений в его структуру. Таким образом, приложения в области автоматизации документооборота принципиально не могут быть реализованы в виде жестких автоматизированных рабочих мест,  и требуют возможности модификации в процессе их эксплуатации.
  • Необходимость последовательной автоматизации 
Принципиальная невозможность автоматизации всех управленческих процедур в компании единовременно, требует возможности постепенного наращивания ее мощности и поэтапной автоматизации отдельных контуров документооборота без изменений базовой инфраструктуры системы и, в особенности, клиентских приложений.
  • Сложность управления комплексом приложений
При последовательном внедрении большого количества приложений, автоматизирующих отдельные задачи обработки документов, не интегрированных в единую систему, существенно усложняется и удорожается их сопровождение. Это в конечном итоге может свести на нет эффект от автоматизации и требует внедрения приложений в рамках единой системы администрирования и сопровождения.
Все это, делает невозможным эффективное внедрение всего комплекса приложений автоматизации документооборота при отсутствии их тесной интеграции.  Именно эту задачу и призвано обеспечить создание комплексной системы автоматизации документооборота. При подобном подходе задача разрабатывается на два этапа, а именно – внедрение  платформы для автоматизации документооборота и реализация не ее базе комплекса интегрированных приложений.
Целью внедрения базовой платформы автоматизации документооборота является:
  • Удешевление разработки и внедрения конечных приложений
  • Обеспечение удобства пользователя и унификацию интерфейса всех приложений
  • Сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения комплекса приложений
  • Обеспечение общего информационного пространства, возможности интегрированного поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных приложениях
  • Обеспечение унифицированных средств мониторинга процессов и контроля исполнения
  • Обеспечение возможности сбора статистической и аналитической информации о скорости и своевременности исполнения этапов бизнес процессов
  • Обеспечение возможности постепенного расширения автоматизированных процессов, а также возможностей их модификации по мере изменения процессов
Как уже было отмечено, у IT специалистов не сложилось четкого разделения между задачами внедрения платформы автоматизации документооборота  и собственно автоматизации отдельных задач обработки документов. При этом базовые поставки всех платформ автоматизации документооборота представленных сегодня на рынке практически не включают в свой состав законченных приложений.
И именно по этому мы наблюдаем достаточно много случаев, когда компании, покупая дорогостоящую систему без наличия четкого плана ее использования и понимания ее функциональных возможностей, не добиваются планируемого результата, что приводит к скепсису относительно самой возможности комплексного решения задачи автоматизации документооборота.
Целесообразность внедрения платформы автоматизации документооборота иллюстрируется следующими соображениями. При реализации набора не интегрированных приложений первые внедрения обходятся относительно не дорого. Однако при внедрении большого количества приложений существенно удорожается стоимость их сопровождения и обучения персонала. С другой стороны возникает необходимость их интеграции (например, необходимость создания единой системы аутентификации, общих инструментов построения отчетов включающих информацию из множества источников), что приводит к дополнительным издержкам. Помимо этого пользователи по мере развития системы вынуждены пользоваться множеством приложений с разнородным интерфейсом, что также снижает эффективность их работы.
Внедрение платформы автоматизации избавляет от всех этих проблем, и даже более того, по мере накопления опыта использования системы, все меньше усилий необходимо тратить на внедрение очередного приложения и существенно снижаются риски неудачного внедрения.
Но подобный подход, имеющий столь неоспоримые преимущества, обладает и недостатками, из которых главными являются высокая стоимость начальных шагов внедрения платформы и риски не оправдать ожидания от внедрения платформы в краткосрочном периоде.
 
< Пред.   След. >
Mitsubishi Electric MSC-GE20VB
Mitsubishi Electric MSC-GE20VB

Разное
1998-2017 Компания Скан
Rambler's Top100