Главная
Каталог
Сервисный центр
Обратная связь
Координаты
Вакансии
Каталог arrow Статьи и обзоры arrow Автоматизация работы архивной службы предприятия.
Телефон: 8 (495) 648-68-05
Автоматизация работы архивной службы предприятия.
Основные задачи архивной службы предприятия - это обеспечение хранения документации и оперативное предоставление необходимой информации о текущей деятельности предприятия и, как следствие, обслуживание огромных информационных ресурсов. Традиционные «ручные» способы обработки архивов весьма трудоемки. Эта работа представляет собой рутинные, повторяющиеся системные процессы и как никакая другая требует и подлежит переводу в автоматизированные режимы. При современном уровне развития информационных технологий возможно и даже необходимо решение данных задач.
Основные задачи архивной службы предприятия - это обеспечение хранения документации и оперативное предоставление необходимой информации о текущей деятельности предприятия и, как следствие, обслуживание огромных информационных ресурсов. Традиционные «ручные» способы обработки архивов весьма трудоемки. Эта работа представляет собой рутинные, повторяющиеся системные процессы и как никакая другая требует и подлежит переводу в автоматизированные режимы. При современном уровне развития информационных технологий возможно и даже необходимо решение данных задач.
Существует два подхода к автоматизации архивной службы. На выбор влияют потребности и возможности организации, которые впоследствии выражаются в различных финансовых вложениях в процесс. Непонимание отличий существующего на рынке программного обеспечения и своих потребностей в подходе к автоматизации может привести к необоснованным затратам. В чем же состоят эти подходы?
В последнее время, говоря об автоматизации работы архивной службы, часто употребляют термин «электронный архив». Под электронным архивом понимаются база документов на электронных носителях и программные средства, позволяющие осуществлять поиск необходимой информации. Основные задачи и проблемы, возникающие при разработке программного обеспечения, - хранение и обработка огромных информационных ресурсов, хранение документов в определенных форматах, их реквизитов и удостоверений, разграничение прав и защита доступа к базам. Следовательно, главным условием создания электронных архивов является существование документа в электронном виде.
Архив предприятия в традиционном понимании - это хранилище документов на традиционных бумажных носителях. Архивы предприятий накапливаются годами, некоторые - десятилетиями, Естественно, за все это время собраны колоссальные объемы архивных документов. В целях оперативного учета и розыска документов создаются системы научно-справочного аппарата (НСА). Организация учета дел и документов представляет собой создание базы данных с информацией о составе и содержании фонда. В традиционной ручной организации системы НСА существует целый ряд перекрестных архивных справочников, играющих первостепенную роль в поиске.
Второй подход к автоматизации деятельности архивной службы состоит в переводе всей системы НСА в автоматизированные режимы: создание автоматизированной информационной системы к «бумажному» архивному фонду. Понятие и технология создания и формирования электронных архивов появились сравнительно недавно. Это означает, что между понятиями «электронный архив» и традиционный «бумажный архив» существуют значительные количественные, качественные и временные отличия. Но при этом необходимо отметить, что нет принципиальных отличий, которые не позволяли бы им сосуществовать и дополнять друг друга. Следовательно, поднимая вопрос об автоматизации работы архивной службы предприятия, нужно определить его потребности и соразмерить их с массивом «бумажного архива», темпами роста документооборота и возможностями. В соответствии с полученными данными следует выбрать путь автоматизации. Возможны следующие варианты:
  • перевод/ведение всех объемов документации в электронном виде и создание именно «электронного архива»;
  • перевод и/или создание системы НСА к традиционному «бумажному архиву» в автоматизированном режиме;
  • приемлемое сочетание двух систем:
    • перевод отдельных видов и групп дел в электронный вид и перевод/создание системы НСА ко всему фонду в автоматизированной системе.
Логично предположить, что некрупное, недавно созданное предприятие с небольшим документооборотом, динамично и быстрорастущее может выбрать первый вариант. Для ликвидируемого, реструктуризируемого предприятия достаточным будет второй вариант. Для крупного предприятия, получившего в наследство большой архив, имеющего в настоящее время значительный документооборот, приемлемым будет третий вариант.
Представленные на рынке программные системы позволяют решить поставленные задачи. Но все же следует отметить, что выбор программ для автоматизации архивной службы предприятия небогат в отличие от систем автоматизации документооборота. Это вполне закономерная ситуация, поскольку потребность в автоматизации архивного дела еще не до конца осознана многими предприятиями и конкуренция среди автоматизированных архивных систем невысока. Из известных на рынке разработчиков программного обеспечения системы для архивных служб поставляют ВНИИДАД, корпорация «Электронный архив», компания ЛАНИТ, компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).
Программное обеспечение, разрабатываемое ВНИИДАД, появилось на рынке в 1999 г. Задача была поставлена институту в рамках правительственной программы «Электронная Россия». Естественно, что данное программное обеспечение ориентировано на государственные, муниципальные архивы-учреждения государственной архивной службы. На наш взгляд, эта система не является массовой и для архива негосударственной организации мало приемлема.
Корпорация «Электронный архив» известна своими решениями по созданию электронных архивов документов и переводу «бумажных архивов» в электронный вид. Эти решения предназначены для крупных государственных архивов, библиотек, музеев с уже существующими большими массивами справочников, картотек, каталогов, описей, ведущихся многие годы, и имеют в основе систему SAPERION. Данное программное обеспечение - настраиваемое, что позволяет подготовить шаблоны, формы, учетные карточки и фильтры поиска в зависимости от специфики и потребностей заказчика. Это является положительным качеством при автоматизации работы в крупных архивах, музеях, библиотеках. Однако для архивов организаций отсутствие типовых шаблонов описания и формальных фильтров поиска является существенным недостатком. Данная система может быть приемлема, если организация выбирает первый вариант автоматизации, полностью переходя на электронный документооборот и к созданию «электронных архивов».
Продукт «LanDocsApxив», созданный компанией ЛАНИТ, представляет собой специализированное решение для автоматизации работы в архивах организаций. Он включает три компоненты: базовый модуль автоматизации деятельности архива, программу пакетного (массового) сканирования и распознавания документов, специализированное приложение для массовой регистрации сканированных документов.
«LanDocs:Apxив» тесно связан с их разработкой: делопроизводственной системой «LanDocs:Дeлoпpoизвoдcтвo». Обе системы объединены общим интерфейсом таким образом, что «Архив» выглядит как приложение к системе, а не как самостоятельная задача. Но все же информация об архивных документах формируется в отдельной базе. В программе созданы шаблоны форм заполнения архивных карточек, фильтров поиска и выходных (печатных) форм.
«LanDocs:Apxив» позволяет решать задачу ведения баз данных «бумажного архива» как архивного справочника, а также создания электронного архива документов, что позволяет реализовать третий вариант автоматизации (автоматизация НСА + «электронный архив»).
Продукт компании «Электронные Офисные Системы» - АИС «АРХИВНОЕ ДЕЛО» - многопользовательская подсистема, входящая в состав системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД) «ДЕЛО», предназначенная для автоматизации архивной и делопроизводственной служб предприятия в части выполнения следующих задач:
  • составление и ведение номенклатуры дел;
  • формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве;
  • подготовка передачи дел в архив организации;
  • организация учета дел и документов в архиве и ведение всех видов архивных справочников.
«АРХИВНОЕ ДЕЛО» является подсистемой САДЭД «ДЕЛО», поэтому они тесно связаны не только информационными базами, но и общими справочниками системы, относящимися к предприятию в целом, что позволяет построить единую систему документооборота. «ДЕЛО» выполняет те же задачи, что и другие делопроизводственные программы, конкурирующие на рынке. Подсистема существенно дополняет ее блоком, специфичным именно для архивной службы предприятия. Путем создания специальных архивных справочников автоматизируются работы по учету, описанию, экспертизе ценности дел, топог-рафированию хранилищ, использованию дел и документов.
Программа дает возможность создавать и поддерживать электронный архив на различных стадиях жизненного цикла документа: от его создания в текущем делопроизводстве до поточного сканирования документов, хранящихся в архиве, а также импортировать и экспортировать информацию в базу из источников различных форматов. Она соответствует требованиям, предъявляемым к специальному программному обеспечению для архивного дела. Таким образом, АИС «АРХИВНОЕ ДЕЛО» обеспечивает реализацию второго и третьего вариантов автоматизации, а связке с САДЭД «ДЕЛО» - первого, т.е. можно автоматизировать весь документооборот.
В последнее время все чаще говорят о переходе на электронный документооборот. Однако следует отметить, что полный отказ от бумажных документов будет еще не скоро, что подтверждает и мировая практика. Хотя в России уже принят закон об ЭЦП (электронно-цифровой подписи), но, например, не известны прецеденты принятия электронных документов к рассмотрению судами - пока «бумага» все же более надежна. Но, безусловно, без автоматизации работы с «бумажными архивами» и создания специального программного обеспечения к «электронным архивам» в настоящее время уже не обойтись.
Перевод ручной технологии работы с архивами на автоматизированную позволит не только существенно снизить издержки без создания дополнительных рабочих мест в службе ДОУ или архиве, но и сделать работу этих подразделений более эффективной, ускорить процесс получения информации, необходимой в принятии управленческого решения.

Н. ЗВЕРЕВА, эксперт Гильдии управляющих документацией, консультант компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС)
 
< Пред.   След. >
Panasonic KX-MB2030RU
Panasonic KX-MB2030RU

Разное
1998-2017 Компания Скан
Rambler's Top100