В последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания и возможности получение метрик, характеризующих качество исполнения бизнес-процессов. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы, выполняющие вышеуказанные функции.

В последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания и возможности получение метрик, характеризующих качество исполнения бизнес-процессов. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы, выполняющие вышеуказанные функции. Однако, в настоящее время попытка решения задачи внедрения такой системы наталкивается на существенные сложности, связанные с отсутствием на рынке адекватного предложения. Новый продукт компании Digital Design -  платформа DocsVision 3.1 позиционируется как универсальная платформа для автоматизации документооборота и процессов управления в компании и призвана существенно упростить решение вышеозначенных задач.

Постановка задачи. Зачем нужна система автоматизации административных процессов и в чем ее специфика

Современная информационная система более или менее крупной организации может быть весьма условно разделена на три базовые функциональные компоненты:

• Подсистема управления ресурсами. Эта подсистема обеспечивает автоматизацию сопровождения основного процесса производства и оптимизацию ресурсов, используемых в этом процессе. С автоматизации такого участка деятельности, как правило, и начинается внедрение информационной системы предприятия. В минимальном варианте это может быть набор изолированных модулей, таких как бухгалтерия, склад, управление персоналом, в идеальном случае это комплексное внедрения интегрированной ERP-системы.

• Подсистема управления взаимодействиями. Подсистема включает в себя задачи информационного обмена с контрагентами (SCM (Supply Chain Management) системы) и покупателями (CRM (Customer Relationship Management) системы), а также разного рода порталы, обеспечивающие непосредственное взаимодействие организации с внешним  миром.

• Подсистема управления административными процессами. В функциональность этой подсистемы входит автоматизация общего контура управления организацией. Обычно такая подсистема представлена приложениями, автоматизирующими канцелярский документооборот и разного рода системами контроля исполнительской дисциплины (АСКИД).

Вот краткий перечень задачи, автоматизация которых может быть реализована с помощью подсистемы управления административными процессами:

• Традиционное делопроизводство

• Контроль исполнения распоряжений

• Автоматизация реализации управленческих регламентов

• Автоматизация бюджетного процесса

• Автоматизация договорного процесса

• Автоматизация менеджмент качества

• Процедуры современных управленческих практик (Management by Objective, Balanced Score Cards и т.д.)

• Средства создания интегрированного архива документов компании

• И пр.

Все вышеперечисленные задачи имеют определенную технологическую специфику, а именно:

• Документоцентричность – основным объектом обработки в них является документ в различных формах представления (бумажный, образ документа, электронный документ), и, как следствие:

• Большое количество работы с неструктурированными данными

• «Полубумажные» технологии, то есть находящиеся на стыке работы с бумагой и компьютерными данными

• Необходимость процессного подхода к автоматизации и технологической гибкости, в силу высокой изменчивости автоматизируемых процессов

• Активность приложений. Пользователи подсистемы могут участвовать в большом количестве процессов и играть в них разные роли, в связи с чем, приложение само должно информировать пользователя о необходимости выполнения работы и предоставить пользователю данные в необходимом контексте.

• Процессы данной группы могут включать необходимость интеграции обработки данных из других подсистем (например, финансовых модулях).

• Отсутствие стандартов организации подобного рода процессов

Таким образом, система для автоматизации подобных задач должна соответствовать следующим требованиям:

• Поддерживать высокоуровневый инструментарий для автоматизации различных бизнес процессов,

• Содержать компоненты необходимые для работы со слабоструктурированной информацией,

• Обеспечивать возможность быстрой модификации процессов без остановки системы,

• Реализовывать принцип единой очереди заданий для различных процессов обработки информации,

• Обеспечивать возможность интеграции для обработки данных из подсистем информационной системы,

• Содержать стандартные блоки для автоматизации типовых бизнес  процессов

Платформа DocsVision 3.1 создавалась как средство интегрированной автоматизации всего комплекса задач, отвечающее указанным требованиям.

Компоненты системы DocsVision 3.1

Система DocsVision включает базовые компоненты платформы для создания интегрированных наборов решений на ее базе, и комплект стандартных модулей  для автоматизации различных типовых процессов.

Базовые средства платформы DocsVision включают следующие функции:

• Аутентификация пользователя и механизмы разграничение прав доступа, интегрированные с базовыми средствами каталога пользователей Windows. Благодаря этой возможности пользователи не должны вводить пароли для доступа к различным модулям системы.

• Хранение данных и обеспечение их безопасности и резервного копирования.

• Поддержание справочников, используемых в различных приложениях.

• Навигация и доступ пользователя ко всем функциям приложений.

• Универсальная очередь заданий.

• Поиск данных в системе.

• Представление данных и отчеты

• Организация WEB доступа.

Такие средства обеспечивают базу для интеграции различных приложений в единую систему автоматизации административных процессов.

В настоящее время в коробочном варианте системы покупателям доступны модуль DocsVision 3.1 «Делопроизводство», который представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и базовых бизнес процессов обработки документов в организации, включая:

• Ведение картотеки документов

• Создание электронного архива документов компании

• Ведение справочников контрагентов и сотрудников организации

• Организацию циклов разработки согласования документов

• Организация контроля исполнения документов и заданий

• Маршрутизация документов в организации и вне ее

• Автоматизация разнообразных процессов обработки документов

• Организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов

Эта система может быть использована как законченное решение для внедрения в организациях, при этом система может быть сконфигурирована в соответствии с потребностями и организационной структурой конкретной компании.

В настоящее время компанией Digital Design разработан модуль DocsVision «Workflow», который будет более подробно описанного в следующем разделе. Также готовится к выпуску продукт DocsVision «Управление качеством» - включающий инструменты автоматизации корпоративной системы менеджмента качества на основе стандарта ISO 9000.

Кроме того, уже существует определенный набор приложений, разработанных на базе DocsVision для компаний, работающих в разных отраслях. В качестве примера можно привести:

• систему согласования договоров для машиностроительного предприятия

• систему управления технологической документацией для вертолеторемонтного завода

• систему автоматизации документооборота для крупного министерства

• систему обработки заявок на поставки для торгового представительства

• систему проверки знания должностных инструкций для целлюлозно-бумажного комбината

• модуль управления по целям для нефтедобывающего холдинга и пр.

Решение задач автоматизации административных процессов с помощью модуля DocsVision «Workflow»

Подсистема DocsVision 3.1 «WorkFlow» представляет собой полнофункциональный WorkFlow сервер и систему описания сложных процессов обработки информации в организации. Модуль создавался на базе спецификации WorkFlow Management Coalition  (WfMC) и обеспечивает практически неограниченные возможности для внедрения в организациях приложений, автоматизирующих разнообразные процессы обработки информации, а также возможности для внедрения технологий процессного управления. 

Основными возможностями подсистемы являются:

• Наличие средств визуального описания процессов в виде графа процесса,  совместимых со стандартами описания бизнес-процессов,

• Создание библиотеки шаблонов бизнес-процессов обработки информации в организации,

• Исполнение и мониторинг процессов, а также внесение изменений в реальном времени,

• Комбинация элементов жесткой и свободной маршрутизации документов,

• Программное расширение процессов обработки информации,

• Включение в процессы обработки объектов систем и обмен информацией и документами с прикладными системами,

• Синхронизация процесса обработки документов по времени и по событиям,

• Динамическое изменение процесса обработки в зависимости от условий, возникающих в процессе обработки.

Модуль разрабатывался в расчете на то, что использовать его в практической деятельности смогут не только специалисты, обладающие  знаниями в области программирования, но и специалисты в предметных областях автоматизируемых процессов. При этом они смогут создавать процессы, которые в дальнейшем, возможно, расширить насколько угодно с помощью наращивания функциональности,  в частности с использованием специализированных программных расширений системы.

Таким образом, платформа DocsVision 3.1 и базовый набор модулей, предлагаемых сегодня, обеспечивает возможность создания в компании инфраструктуры автоматизации административных процессов, которая может расширяться в дальнейшем.