Автоматизации делопроизводства наш отдел всегда уделял особое внимание – системы автоматизации работают в отделе писем граждан, отделе служебной корреспонденции аппарата Правительства Московской области с 1993 года.

За этот период наша компьютерная служба четко осознала, что успех внедрения информационной системы напрямую зависит от интереса руководителя организации и соответствующих организационных мероприятий. То есть:
• необходимо выпустить распоряжение о внедрении системы, в котором указаны ответственные лица;
• контроль за внедрением должно осуществлять первое лицо или один из его заместителей;
• нужно заинтересовать пользователей системы - они должны почувствовать преимущества новой системы для себя и понимать общую пользу этой системы для организации в целом.

Для автоматизации работы с обращениями граждан в 2002 году внедрена третья по счету (с 1993 года) информационная система – САДД на базе программного продукта "ДЕЛО". Внедрение производилось за счет средств областного бюджета в рамках областной целевой программы "Территориальная информационная система Московской области на 2001-2005 годы".

С начала 2003 года аппарат Правительства Московской области перешел на работу с новой версией системы «ДЕЛО». В этой версии реализованы наши замечания и предложения, возникшие в период работы с САДД. Наиболее полно учтены именно предложения по работе с обращениями граждан, причем реализация этих предложений вошла в коробочную версию системы "ДЕЛО". Таким образом, практика и принципы работы нашего Управления по работе с обращениями граждан популяризованы в среде пользователей этой системы.

В настоящее время в аппарате Правительства с САДД работают:
• отдел служебной корреспонденции
• отдел писем граждан
• отдел приема граждан
• советник Губернатора по работе с обращениями граждан
• все секретариаты
• Правовое управление
• Управление по обеспечению аппарата Правительства Московской области
• отдел по работе с инвестиционными проектами
• протокольный отдел
• отдел контроля за прохождением постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, постановлений Правительства Московской области.

Сейчас в аппарате Правительства установлено 60 рабочих мест САДД, за которыми работает более 70 сотрудников. Внедрение системы естественным образом повлекло за собой изменение в технологии работы с документами, поэтому сейчас разработан проект Регламента по работе с документами в автоматизированной системе, который после согласования и утверждения решит ряд организационных вопросов.

Положительный опыт аппарата Правительства Московской области повлиял на решение о передаче системы «ДЕЛО» в центральные органы исполнительной власти Московской области.

Администрации муниципальных образований Московской области приобретают САДД самостоятельно.

Некоторые министерства столкнулись с трудностями при внедрении системы. Мы можем оказать консультативную помощь, но в штате нужен сотрудник, выполняющий функции администратора базы данных и системного технолога.

Как любая работающая система, САДД постоянно развивается и наращивается. И одно из ее преимуществ состоит в том, что вновь возникающие потребности можно реализовать. Примером является автоматизированный сбор отчетов о работе с обращениями граждан в соответствии с Постановлением Правительства Московской области от 28 января 2002 года N13/2. Разработанный по нашему заказу модуль статистики «Меморандум» осуществляет автоматизированную подготовку отчета по форме, утвержденной данным постановлением, сводная форма с помощью модуля "Консолидатор" объединяет отчеты из центральных органов государственной власти и администраций муниципальных образований Московской области. Это позволяет Управлению по работе с обращениями граждан аппарата Правительства Московской области на качественном уровне проводить анализ работы с обращениями граждан.

На базе областного учебного центра «Нахабино» за счет областного бюджета проводится обучение работе с системой "ДЕЛО" сотрудников центральных органов исполнительной власти Московской области, органов местного самоуправления Московской области.

Эти мероприятия, несомненно, способствуют созданию единого информационного пространства органов государственной власти и управления Московской области.

Внедрение электронной цифровой подписи в государственном масштабе сдерживается отсутствием необходимой законодательной базы на федеральном уровне, причем изменения нужны как в специальных законодательных актах, так и в базовом законодательстве – Бюджетном и Гражданском кодексах. Рано или поздно эти изменения произойдут. Но технологии есть, и сейчас мы можем использовать их в корпоративном варианте, пополнив таким образом, в порядке эксперимента, ряды первопроходцев, либо надо дожидаться полной легитимизации электронной цифровой подписи и появления ее государственной методологии.

В планах: внедрение электронной цифровой подписи, ее интеграция с САДД и электронной почтой, регистрация в САДД обращений с Веб-страницы официального сайта, сочетание бумажного и электронного документооборота, доступ к информации через Веб-интерфейс на выездных совещаниях, в командировках.

На Второй Всероссийской практической конференции "Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в органах власти", прошедшей 2-4 февраля 2004 года в Москве, опыт Московской области отмечен как положительный и интересный. Работы, которые ведутся в Домодедовском, Наро-Фоминском, Одинцовском районах способствуют интеграции информационных ресурсов областного и муниципального уровней.
В целях интеграции различных автоматизированных систем делопроизводства и документооборота "Гильдией Управляющих Документацией" создан коллегиальный орган «Рабочая группа», куда входят представители следующих фирм-разработчиков:

ЗАО "АйТи. Информационные технологии",

ЗАО "Компания Интертраст",

ООО "Информационные Бизнес Системы",

ЗАО "НТЦ ИРМ",

ООО "Электронные Офисные Системы",

ГНПП "Гранит-Центр".

Эта рабочая группа разработала и выпустила 7 апреля 2004 года "Стандарт взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления" (ознакомиться с ним можно на сайте www.gdm.ru). На его основе должны быть разработаны программные модули для оперативной пересылки регистрационных карточек документов, их текстов и образов. Этот стандарт является базисом для создания единой государственной информационной системы.

Н.Е. Серёгина, заведующий отделом информационных систем управления по обеспечению деятельности аппарата правительства московской области.