Главная
Каталог
Сервисный центр
Обратная связь
Координаты
Вакансии
Каталог arrow Статьи и обзоры arrow Опыт внедрения СЭД и ЭЦП в МНС России
Телефон: 8 (495) 648-68-05
Опыт внедрения СЭД и ЭЦП в МНС России
Практически любое государство обладает выраженными признаками крупной корпорации. Обе структуры имеют свои бюджеты, расходы и доходы, располагают широкой сетью территориально-распределенных подразделений. Граждане государства одновременно являются его акционерами и клиентами. Продолжая эту аналогию, логично предположить, что государство, подобно крупной корпорации, должно в первую очередь стремиться удовлетворять интересы своих акционеров и клиентов и в то же время быть эффективным. Эффективность же определяется качеством работы государственных служб и не в последнюю очередь — налоговых.
Практически любое государство обладает выраженными признаками крупной корпорации. Обе структуры имеют свои бюджеты, расходы и доходы, располагают широкой сетью территориально-распределенных подразделений. Граждане государства одновременно являются его акционерами и клиентами. Продолжая эту аналогию, логично предположить, что государство, подобно крупной корпорации, должно в первую очередь стремиться удовлетворять интересы своих акционеров и клиентов и в то же время быть эффективным. Эффективность же определяется качеством работы государственных служб и не в последнюю очередь — налоговых.
Для повышения качества работы государственных органов важны совершенствование управления, оптимальная организация управленческих процедур, в частности создание современных систем делопроизводства. Во всем мире, в том числе и в России, давно пришли к выводу, что информационные технологии позволяют рационально организовать корпоративное управление, повышая тем самым качество работы с клиентами. К тому же переход на новый уровень доступа к информации и обмена ею — в режиме «он-лайн» — может способствовать повышению «прозрачности» власти. Это понятие, в свою очередь, безоговорочно вписывается в концепцию «электронного правительства», которая предложена федеральной целевой программой «Электронная Россия».
Учитывая особое место налоговых органов в государственной иерархии, становится очевидным, что внедрение новых информационных технологий в «налоговую» область государственного управления представляется не только желательным, но и необходимым. В подтверждение можно привести показатели, характеризующие развитие электронного делопроизводства в Государственной налоговой службе Швеции. В марте этого года в Стокгольме прошел двухдневный семинар наших служб. И коллеги озвучили такие цифры: с 1968 по 2002 год количество документов на бумажном носителе в указанной службе снизилось со 100 до 20 процентов. Остальные 80 процентов представлены в виде электронных баз данных. Этот результат достигнут за период более 30 лет. Но мы не можем себе позволить такую роскошь во времени. Органы государственной власти должны повысить эффективность административного управления в более сжатые сроки. При этом необходимо обеспечить разумное расходование бюджетных средств и сокращение издержек на содержание государственного аппарата.
К концу 1997 года эта проблема назрела в центральном аппарате тогда еще Госналогслужбы России (ГНС) и в ее территориальных органах. Тогда в ГНС использовалась разработанная в 80-х годах «Автоматизированная система контроля исполнения документов (АСКИД)», которая была частью традиционного делопроизводства, сложившегося в предшествующий период. Однако к началу 1999 года в деятельности налоговой службы произошло множество перемен правового и организационного характера. Изменился и сам подход к организации документооборота и документоведения, а также управления в целом. Возникла необходимость создания единого информационного пространства для электронного документооборота, связывающего центральный аппарат теперь уже Министерства Российской Федерации по налогам и сборам (МНС России) и его территориальные органы.
Для совершенствования управления необходима реорганизация схем прохождения информационных потоков, оптимизация организационной структуры и алгоритмов управления. Только в рамках системы корпоративного управления документацией (СКУД) появляется возможность повысить эффективность процессов принятия управленческих решений, усовершенствовать организацию и автоматизацию делопроизводства; оптимизировать состав и унифицировать формы и реквизиты документов; разработать типовые технологические процессы документирования информации и маршрутов ее движения.
То есть в конечном итоге — повысить качество принимаемых решений, их согласованность на основе интеграции документационного обеспечения управления центрального аппарата МНС России, управлений МНС России по субъектам РФ и налоговых инспекций.
На этапе проектирования СКУД необходима постановка таких задач, как:
  • концентрация функций по налоговому администрированию;
  • создание центров обработки региональной информации;
  • реализация бесконтактного способа сдачи деклараций и их централизованная обработка;
  • формирование аналитических и статистических материалов по функционированию налоговой системы;
  • создание электронного паспорта налогоплательщика на основе информации, поступающей не только от самого налогоплательщика, но и из других источников.
Поставленные задачи могут быть решены лишь при использовании современных методов организационного, нормативно-методического и информационного обеспечения СКУД. Это диктует, как известно, интеграцию систем документационного обеспечения и информационных технологий. Тем более что МНС России по территориальной распределенности подразделений и многоуровневости управления представляет собой идеальный объект для отработки такой интеграции.
Эффективность применения интеграционных технологий предполагает обязательное соблюдение всеми участниками корпоративной системы определенных и жестко регламентированных стандартов, принципов и правил, в соответствии с которыми строится информационное взаимодействие участников этой системы.
Делопроизводственные решения для корпоративных пользователей должны базироваться на современной методологии ведения делопроизводства, технологиях «клиент — сервер», электронной почты, сканирования и распознавания бумажных документов, массового и оперативного ввода документов, поиска и извлечения документов, быть легкими в применении и администрировании.
Старая система организации документооборота этим условиям не отвечала. Поэтому был начат поиск иной системы, отвечающей специфическим требованиям налоговой службы и предусматривающей возможность ее дальнейшего развития. Новая система управления документами должна была обеспечивать множество разнообразных функций, например таких, как ведение карточки документа, четкая маршрутизация документов и поручений руководства, создание и редактирование документов, их согласование в электронном виде, создание статистической и аналитической отчетности о входящей и исходящей корреспонденции, поиск документа — как по его атрибутам, так и по содержанию. Большое значение придавалось защите информации от несанкционированного доступа.
Вместе с тем, особый акцент был сделан на реализации таких функций, как надежность системы — это обеспечивалось возможностью резервного копирования информации как способа защиты от сбоев; гибкость — то есть совместимость с другими программными продуктами, уже применяемыми в Министерстве. Необходимо было также учесть возможность интеграции с электронной почтой и обеспечение контроля за исполнительской дисциплиной в виде генерации отчетов по заданным параметрам.
Таким образом, опираясь на изложенные выше соображения, а также на особенности структуры Министерства, к началу 1999 года была выбрана за основу система электронного документооборота на базе программного продукта «Lotus Notes». Было разработано техническое задание на проект — прообраз будущей системы и определены группы пользователей, с которыми была начата работа по тестированию программного обеспечения и коррекции его основных параметров. В 2000 году была сформирована совместная команда для внедрения системы электронного документооборота. Со стороны Министерства в нее были включены специалисты, обладающие авторитетом и практическим опытом, способные принимать решения и имеющие на это полномочия. Этой командой была разработана концепция внедрения системы электронного документооборота, роль «полигона» в которой отводилась центральному аппарату Министерства.
Конечно же, процесс внедрения проходил непросто. Потребовалось не только обучение персонала, но и напряженная, кропотливая работа с каждым исполнителем. При этом нам пришлось на протяжении года работать в двух системах, поскольку АСКИД использовалась, в том числе, и как база данных, накопленных за предыдущие годы. Возникало немало проблем, были и сбои системы, и неприятие нового пользователями. Тем не менее, в июле 2001 года мы полностью перешли на новую систему электронного документооборота (СЭД МН»). Оставался открытым лишь один вопрос: а что же, собственно, представляет собой электронный документ при отсутствии закона об электронной цифровой подписи? Или иначе — как быть в случае отсутствия «бумажного» документа под рукой и необходимости доказать достоверность его «электронного образа»? Ответ пришлось искать в существующем нормативно-правовом поле. Используя стандартизованные определения таких понятий, как «документ», «копия» и «дубликат», было принято решение, что СЭД МНС должна работать с реальными документами, которые имеют юридическую силу. Это и позволило начать активную работу с новой системой.
Опытная эксплуатация СЭД МНС позволила отработать маршруты документов, автоматически определяемые в соответствии с иерархией полномочий. Удалось также добиться соответствия системы структуре отделов, которые обслуживают документооборот, с учетом функциональных особенностей каждого из них. Сократилось время регистрации одного документа (не более 1 минуты), время передачи документа на исполнение, время поиска документа по его атрибутам, а также документа с неизвестными атрибутами, время подготовки и согласования типовых документов, типовых отчетов. Значительно упростился процесс пересылки документов между структурными подразделениями. Сократились затраты на расходные материалы (бумага, картриджи для принтеров и копировально-множительных аппаратов).
Таким образом, СЭД МНС сегодня — это многофункциональная система электронного документооборота, представляющая собой сложную совокупность программно-аппаратных средств. Она позволяет поддерживать весь цикл управления, включая планирование основной деятельности Министерства, контроль за исполнением документов, поручений руководства и договоров Министерства, а также регулирование всех основных функций деятельности: управление персоналом, управление затратами, управление проектами. К тому же СЭД МНС обладает уникальной разработкой — генератором отчетов, при помощи которого создаются любые отчеты, необходимые для работы департамента, а также для контроля информации о состоянии исполнительской дисциплины в целом по центральному аппарату Министерства.
Промышленная эксплуатация системы в центральном аппарате Министерства показала значительный прирост эффективности работы с документами и улучшение качества контрольной работы по соблюдению исполнительской дисциплины.
Положительная оценка результатов работы СЭД МНС России в 2001–2002 годах дала возможность поставить и решить вопрос о разработке и внедрении аналогичной системы «СЭД — Регион» для наших управлений по субъектам Российской Федерации. Еще одна причина для внедрения «СЭД — Регион» — это необходимость типизации и унификации программно-технических решений, поддерживающих рабочие процессы в МНС России.
Сегодня «СЭД — Регион» используется в управлениях МНС России одиннадцати субъектов федерации. По решению министра в 2003 году эта система будет установлена во всех управлениях. Эксплуатация СЭД МНС в центральном аппарате МНС России и внедрение «СЭД — Регион» составляют основу качественно нового этапа развития, а именно — реализацию интегрированного подхода к построению информационной системы налоговых органов. Внедрение «СЭД — Регион» в практику работы территориальных налоговых органов при поддержке системы телекоммуникаций создаст достаточные условия организации безбумажной технологии документооборота. Однако необходимым условием перехода к безбумажному документообороту является внедрение технологии электронной цифровой подписи.
В настоящее время основным электронным средством доставки документов в системе МНС России является электронная почта. Для защиты этого канала передачи данных и было принято решение о внедрении в систему МНС России электронной цифровой подписи. Надо отметить, что мы первые из органов государственного управления смогли реализовать на практике работу с применением ЭЦП. Официальное использование ЭЦП стало возможным после принятия Федерального закона от 10. 01. 2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», который приравнивает ЭЦП к собственноручной подписи под документом. Что должна обеспечивать подпись под документом? Во-первых, возможность идентификации принадлежности подписи на основе объективных показателей. Во-вторых, высокую защищенность от подделки. И, в-третьих, жесткую связь с подписываемым документом. Выполнение всех этих требований возможно в случае применения электронной цифровой подписи. Вышеназванный Федеральный закон содержит ссылки на иные нормативные акты, которые пока не приняты. В частности, не решен вопрос организации внешних удостоверяющих центров, и применение ЭЦП возможно только в рамках корпоративной информационной системы или при наличии взаимных соглашений между участниками информационного обмена.
В июле 2002 года в полном соответствии с положениями Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» в центральном аппарате МПС России и управлениях МНС России было введено в эксплуатацию автономное средство электронной цифровой подписи «ДиСигн». Работа с использованием ЭЦП невозможна без сертифицированных средств криптозащиты, поэтому была выбрана фирма-разработчик, которая имеет необходимые лицензии ФАПСИ на право производства средств криптозащиты. На сегодня обеспечена совместимость с такими продуктами криптозащиты, как «КриптоПро» и «Дионис».
Для обеспечения 100-процентного контроля за процессом формирования электронной цифровой подписи нами был разработан регламент по подписанию ЭЦП документов и отправки их по электронной почте. Мы должны быть полностью уверены в идентичности бумажной и электронной версий документа. Получив возможность самостоятельно генерировать электронные ключи, мы установили ЭЦП на персональные компьютеры министра и его заместителей, а также руководителей управлений МНС и межрегиональных инспекций. Таким образом, мы получили возможность подписывать электронной цифровой подписью любые файлы, передаваемые по электронным каналам связи, и уже с августа работаем со всеми управлениями МНС по субъектам федерации.
Введение в эксплуатацию системы электронного документооборота в центральном аппарате Министерства и в управлениях по субъектам РФ одновременно с внедрением электронной цифровой подписи позволяет МНС России органично вписаться в новое информационно-документационное пространство.
 
< Пред.   След. >
Epson L555
Epson L555

Разное
1998-2017 Компания Скан
Rambler's Top100