Главная
Каталог
Сервисный центр
Обратная связь
Координаты
Вакансии
Каталог arrow Статьи и обзоры arrow Снился мне САДД...
Телефон: 8 (495) 648-68-05
Снился мне САДД...
Извечная беда российских офисов - уродующие помещения шкафы для хранения архивов, серверы, которые часто хранят много копий одних и тех же документов... Но, к счастью, это уже уходящая натура. На смену бумажным архивам идут системы автоматизации документооборота и делопроизводства (САДД).
Польза от внедрения САДД возрастает пропорционально количеству пользователей: чем большее их число используют средства электронного документооборота, тем большей экономии времени и трудозатрат (на доставке регистрации и сканировании входящих и отправке исходящих документов) можно достичь за счет внедрения совместимой системы. Для достижения же максимального эффекта от внедрения в ней должны работать все участники документооборота.
В настоящее время в отечественном бизнесе практикуется в основном бумажно-электронный документооборот. Он характеризуется тем, что большая часть документов и, особенно, проектов документов находится в электронной форме, а распечатываются и подписываются только важные или юридически обязательные. Однако все больше организаций рассматривают возможность перехода на полностью электронный оборот.
Извечная беда российских офисов - уродующие помещения шкафы для хранения архивов, серверы, которые часто хранят много копий одних и тех же документов... Но, к счастью, это уже уходящая натура. На смену бумажным архивам идут системы автоматизации документооборота и делопроизводства (САДД).
Польза от внедрения САДД возрастает пропорционально количеству пользователей: чем большее их число используют средства электронного документооборота, тем большей экономии времени и трудозатрат (на доставке регистрации и сканировании входящих и отправке исходящих документов) можно достичь за счет внедрения совместимой системы. Для достижения же максимального эффекта от внедрения в ней должны работать все участники документооборота.
В настоящее время в отечественном бизнесе практикуется в основном бумажно-электронный документооборот. Он характеризуется тем, что большая часть документов и, особенно, проектов документов находится в электронной форме, а распечатываются и подписываются только важные или юридически обязательные. Однако все больше организаций рассматривают возможность перехода на полностью электронный оборот.
Что есть
Стоит отметить, что возможность быстрого и удобного просмотра документов и получения отчетов о ходе исполнения поручений довольно быстро была оценена руководителями, у которых на столах компьютеры появились еще раньше, чем у делопроизводителей. Наиболее прогрессивным должностным лицам было удобно и поручения давать, «не выходя из компьютера», что было уже зачатками системы электронного документооборота.
В дальнейшем развитие САДД шло в направлении все большего вовлечения в них должностных лиц, которым понравилось прямо в системе видеть свои входящие поручения и сообщать об исполнении резолюций. В какой-то момент появилась осознанная потребность в поддержке работы не только с регистрационными карточками (РК) документов, но и с самими документами (файлами), которые гораздо удобнее просматривать на экране, чем ждать, пока их принесут или скопируют.
Однако тут возникает вопрос: где брать эти файлы? Для документации, которая создается внутри организации, - это понятно. Она, как правило, изначально создается в виде файлов и прикрепляется к РК при регистрации. А вот для входящих документов получение их в виде файлов - гораздо менее тривиальная задача. Тут имеются два подхода.
1.            Можно пытаться их получать в виде файлов непосредственно от отправителей.
2.            Можно их сканировать на входе, а дальше работать с их электронными образами.
Первый подход применим, когда между двумя организациями имеется достаточно плотный поток документов и когда вообще об этом можно договориться. Чаще всего это применяется для документооборота между головной организацией и ее удаленными подразделениями или нижестоящими организациями. Для перевода же бумажных документов в электронный вид при больших потоках используются технологии потокового сканирования. Сам оригинал при этом, как правило, сразу помещается в Дело и больше не используется.
В результате сложился класс технологий, которые можно назвать «бумажно-электронными», когда практически вся работа идет с файлами документов в рамках некой автоматизированной системы. Бумажные оригиналы в такой технологии продолжают существовать - они по-прежнему распечатываются, подписываются, путешествуют по почте, занимают место и потребляют ресурсы.
Что будет
Когда рабочие места всех сотрудников уже автоматизированы, возникает естественное желание отказаться от бумажных оригиналов вообще - по крайней мере, для внутренних документов, а по возможности, и для входящих и исходящих документов. Однако не все так просто! Существует целый пласт как технологических вопросов (защита информации), так и юридических (юридическая сила и доказательность электронных документов).
Впрочем, технологии, позволяющие с очень высокой достоверностью заменить собственноручную подпись на бумажном оригинале цифровой подписью под электронным документом (ЭЦП), давно известны и активно используются в деловой практике. Однако здесь надо отметить один момент. С точки зрения классического делопроизводства, документ «появляется на свет» в тот момент, когда он регистрируется. Но есть широкий пласт проблем, например то, что проходит «мимо» делопроизводства, - в частности, визирование договоров. И если кто-то планирует работать с электронным договором, не имеющим бумажного оригинала, то, соответственно, система должна обеспечивать процессы его «электронного» визирования и подписания всеми необходимыми по регламенту должностными лицами.
Таким образом, система электронного документооборота должна удовлетворять минимум трем требованиям:
  • хранение в системе файлов документов, подписанных ЭЦП;
  • наличие у должностных лиц индивидуальных электронных подписей;
  • процессы подготовки электронных документов, имеющих необходимые электронные визы и подписи.
Юридическая база для использования электронных документов также существует достаточно давно. Закон об электронно-цифровой подписи был принят несколько лет назад, но и до этого использование электронных документов, подписанных ЭЦП, было возможно в рамках корпоративных систем - при наличии взаимных договоров или ведомственных инструкций.
Базовой правовой основой для электронного документооборота является Гражданский кодекс (ГК), в котором признаются «аналоги собственноручной подписи», имеющие юридическую силу при наличии соглашения сторон. Системы, использующие ЭЦП как аналог подписи в соответствии с ГК на основании соглашения сторон о признании электронной подписи, в ходу уже очень давно: к ним относятся, в частности, системы «Банк-клиент», электронные биржи, торговые площадки и др.
Правомочность использования электронной подписи может быть также введена ведомственным распоряжением - именно так, например, поступил Банк России, обменивающийся электронными документами не только со своими подразделениями, но и с коммерческими банками, находящимися в сфере его регулирования. Также поступает Министерство по налогам и сборам, разрешая организациям сдавать отчетность в электронной форме.
Еще в январе 2002 года президентом был подписан Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». Казалось бы, это должно было кардинально изменить правовую ситуацию, окончательно уравняв ЭЦП с собственноручной подписью, и позволить обмен юридически значимыми электронными документами между неограниченным кругом лиц. К сожалению, до сих пор не определено - какое именно ведомство должно лицензировать удостоверяющие центры, но это совершенно не мешает использовать ЭЦП в так называемых замкнутых, или корпоративных, системах, где участники документооборота действуют на основании соглашений или ведомственных распоряжений.
Важной тенденцией последних лет стало использование промышленных систем автоматизации взамен собственных разработок. Это говорит как о возросших требованиях заказчиков, желающих получить готовое, полнофункциональное решение, так и о зрелости рынка, готового предложить разнообразные варианты САДД вкупе с высоким уровнем сервиса и дополнительными услугами.
Для заказчиков на рынке представлен достаточно широкий выбор систем автоматизации, разработанных как российскими, так и западными компаниями. В соответствии со своими особенностями организации могут выбрать подходящий им вариант: исключительно для автоматизации функций делопроизводства или же для организации смешанного или электронного документооборота.
Однако стоит отметить, что неспециалисту бывает сложно разобраться во множестве представленных решений и сделать взвешенный выбор, поэтому кроме рассмотрения функциональных характеристик и стоимости при выборе подходящей системы предлагаем обратить внимание на следующие ключевые характеристики.
Системные требования
Хранение данных и саму работу САДД обеспечивают программные платформы. Это могут быть MS SQL, Oracle, Lotus Notes и другие, иногда системы поддерживают работу на нескольких СУБД или платформах разработки. По мнению специалистов, надежность их работы примерно одинакова, отличия только в специфике работы и стоимости.
По опыту можно сказать, что заказчики обычно выбирают ту систему, СУБД для которой в организации уже есть. Скажем, если в организации стоит SQL-сервер или Lotus Notes, то выбор системы наверняка будет ограничиваться работающими на той же платформе САДД.
Для сведения отметим, что на MS SQL работают системы «Гран-Док» от «Гранит центр» (http://www.granit.ru/) и «Кодекс». Одновременно на MS SQL и на Oracle - Landocs от компании «ЛАНИТ» (http://www.landocs.ru/), «ДЕЛО» от компании «Электронные офисные системы» (http://www.eos.ru/). На Lotus Notes - «БОСС-Референт» от «Айти» (http://www.it.ru/), «Золушка» от НТЦ ИРМ (http://www.mdi.ru/). Последняя система работает также на MS SQL и на Oracle. Собственная база данных - у «Евфрат-документооборот» от Cognitive Technologies (http://www.evfrat.ru/).
«Конструктор» или «коробка»?
В зависимости от степени настройки САДД условно разделяют на две группы: «коробки» и «конструкторы». Коробочное решение представляет собой типовое решение, подходящее для большинства организаций, которое в уже определенных рамках можно настроить под требования заказчика. «Конструктор» состоит из различных модулей и гораздо в большей степени настраивается на нужды организации, что позволяет более полно учесть специфические требования заказчика. При кажущейся предпочтительности «конструктора» стоит отметить несколько его важных особенностей. Установка и настройка такой системы весьма сложна и почти всегда требует работы специалистов компании-разработчика. В некоторых случаях даже его партнеры не в силах оказать услуг по ее установке. Немаловажно, что проект по внедрению такой системы заведомо дороже относительно типового решения.
Если документооборот организации отличается целым рядом особенностей , которые не может учесть ни одно коробочное решение, то ей подходит только «конструктор». Однако отметим, что в случае слишком экзотичного документооборота компании высока вероятность того, что он неэффективен и внедрение типовой системы упорядочит работу организации. Компаниям с традиционным делопроизводством и документооборотом скорее подойдет коробочное решение. Его плюсы - оно опробовано многими заказчиками, продукт учитывает пожелания и замечания клиентов, всегда есть подробная документация, список типовых ошибок - то есть все прелести типового решения, в том числе и меньшая цена.
Среди коробочных решений можно назвать такие, как «Гран-Док», «ДЕЛО», «Евфрат-документооборот», среди «конструкторов» - почти все западные разработки, а также «Landocs», «БОСС-Референт», «Золушка».
На что расходуются ресурсы
В компаниях, не имеющих САДД (по данным журнала IBusiness):
  • 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов;
  • 6% документов безвозвратно теряется;
  • каждый внутренний документ копируется до 20 раз;
  • производительность труда персонала при использовании бумажного документооборота на 20-25% ниже в сравнении с электронным способом;
  • стоимость хранения бумажного архива на 80% выше, в сравнении с электронным.
Аналогичных данных по российским организациям нет, но можно предположить, что ситуация в них близка к описанной выше.
ЧТО ВЫБРАТЬ?
«БОСС-Референт» (разработчик - «Айти», www.it.ru)
Данная система разработана на платформе Lotus Notes. Она ориентирована на совместную работу многих пользователей и создает единое информационное пространство внутри организации.
Особенностью системы является то, что кроме автоматизации основных процессов документационного обеспечения организации «БОСС-Референт» включает в себя такие специальные виды документооборота, как управление выполнением договоров, инвентаризация и обслуживание внутренних и внешних материальных объектов (лифты, принтеры и др.), ведение взаимоотношений с потенциальными клиентами, партнерами, поставщиками.
Из-за программной платформы система достаточно дорога и может быть рекомендована тем организациям, в которых уже используется Lotus Notes.
«ДЕЛО» (разработчик - «Электронные офисные системы», www.eos.ru)
Это коробочный продукт, который в полной мере учитывает российские традиции делопроизводства и современные информационные технологии и поддерживает полный жизненный цикл документа в организации.
Часть функций вынесена за рамки базовой поставки в дополнительные компоненты: это подсистема «Архивное дело», которая может использоваться и как отдельный продукт, опции «ЭЦП и шифрование», «Мастер паролей», «Дело-Web», «Поточное сканирование», что позволяет заказчику выбрать необходимую именно ему компоновку функционала.
Система отличается хорошим соотношением «цена - качество» и благодаря наличию нескольких вариантов поставки может быть использована и небольшими организациями для автоматизации бумажного делопроизводства, и крупными фирмами для автоматизации смешанного или организации электронного документооборота.
«Золушка» (разработчик - НТЦ ИРМ, www.mdi.ru)
Состоит из нескольких модулей: «Служебная корреспонденция», «Решения и распоряжения», «Письма граждан», которые в нужном количестве и соотношении можно установить на рабочие места. Система решает основные задачи классического российского делопроизводства, дополнительно в системе присутствуют типичные возможности современных САДД: пересылка документов, потоковое сканирование, разделение прав доступа и т. д. На наш взгляд, продукт более всего предназначен для автоматизации работы канцелярии муниципалитетов или т. п. организаций.
«Евфрат-документооборот» (разработчик - Cognitive Technologies, http://www.evfrat.ru/ )
Это еще одно коробочное решение, разработанное на собственной базе данных и предназначенное для автоматизации документооборота и архивного хранения. Система состоит из нескольких модулей: «АРМ пользователя», «АРМ администратора», «Дизайнер форм», «Менеджер журналов и отчетов», «Средства настройки ЭЦП и протоколов действий пользователей», «Архивариус», и рассчитана на использование как в рамках отдельного подразделения, так и всей организации в целом.
По стоимости решение находится в средней ценовой категории, а по функциональным возможностям может быть рекомендовано многим организациям. На сайте компании акцентируют внимание на том, что «Евфрат-документооборот» подходит для малого и среднего бизнеса.
О. Пахтанова,
менеджер по маркетингу компании
«Электронные офисные системы»
 
< Пред.   След. >
Kyocera FS-9530DN
Kyocera FS-9530DN

Разное
1998-2017 Компания Скан
Rambler's Top100