Главная
Каталог
Сервисный центр
Обратная связь
Координаты
Вакансии
Каталог arrow Статьи и обзоры arrow Внедрение системы автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота
Телефон: 8 (495) 648-68-05
Внедрение системы автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота

Определение и описание Счетной палаты с точки зрения решения задачи внедрения системы электронного документооборота. Сложная система со своей спецификой. С одной стороны - наличие централизованного управленческого аппарата - Аппарат Счетной палаты.

 Определение и описание Счетной палаты с точки зрения решения задачи внедрения системы электронного документооборота.

Сложная система со своей спецификой. С одной стороны - наличие централизованного управленческого аппарата - Аппарат Счетной палаты.

С другой стороны, наличие своей структуры у каждого аудитора. При этом имеется единая точка входа для всех официальных документов.

В тоже время принимаемые на основании документов решения обязательны к выполнению для определенных подразделений.

Ведением документооборота в масштабах всей Счетной палаты занимается Департамент документационного обеспечения. Он определяет основные технологические процессы при обработке документов, определяет порядок приема и отправки документов.

Фактически только в этом Департаменте работают специалисты по документообороту. Во всех остальных подразделениях, задействованных в процессе обработки документов, обязанности по работе с документами возлагаются на сотрудников, которые выполняют и другие функциональные обязанности. Как оказалось, это, в целом, сказывается на всем процессе работы с документами.

Определение требований, уточнение состояния дел.

Основных требований при разработке и внедрении системы электронного документооборота было несколько.

  • Создание единой системы электронного документооборота.

  • Повышение эффективности работы сотрудников и оперативности при поиске необходимых документов.

  • Повышение оперативности по выполнению решений руководства при обработке документов.

  • Улучшение системы контроля исполнения документов.

  • Повышение качества подготовки и отработки документов.

  • Уменьшение использования бумажных документов.

Кроме того, предполагалось внедрение системы электронного архива. Это была новая задача для системы электронного документооборота Cчетной палаты.

Единая система документооборота рассматривалась с точки зрения доступа сотрудников Счетной палаты ко всем положенным документам. Т.е.:

  • с одной стороны, в документообороте должны быть задействованы практически все сотрудники.

  • с другой стороны, каждый сотрудник должен иметь доступ только к тем документам, к работе с которыми он допущен.

Объем обрабатываемых документов постоянно растет, и проблема оперативного поиска необходимого документа, информации очень обострилась. Документы нужно искать не только по реквизитам регистрационной карточки, но и использовать контекстный поиск по документу в целом (конечно, если к регистрационной карточке прикреплен электронный образ документа).

Система контроля в настоящее время является наименее автоматизированной. Система контроля организована силами отдела контроля. Но с точки зрения деятельности Счетной палаты контролю подлежат не только документы и резолюции на них, но и динамика, и оперативность проведения мероприятий по исполнению документа. Но в тоже время, организация контроля в отдельных подразделениях должна быть максимально автоматизирована.

При разработке документов все шире применяются безбумажные технологии, и система электронного документооборота должна обеспечить оперативною и эффективную отработку проектов документов и подготовку документа к утверждению соответствующими руководителями.

Объем бумажных документов постоянно возрастает. Особенно это касается нормативно-справочной документации. А такая документация занимает существенный объем в бумажном документообороте между подразделениями Счетной палаты.

Анализ полученной информации.

В ходе рассмотрения проблем Счетной палаты было определено, что используемая система электронного документооборота "ДЕЛО" 7.05 используется неэффективно. Система "ДЕЛО" работает с базой данных на СУБД Oracle.

В первую очередь это связано тем, что по ряду объективных и субъективных причин параметры системы были настроены неправильно. И, как следствие, система использовалась неправильно. В основном проводилась регистрация документов и формирование соответствующих (определенных форматов) регистрационных номеров документов.

Не проводились работы и по обновлению программного обеспечения системы электронного документооборота.

Первое что необходимо было сделать это обновить программное обеспечение. На момент наших работ уже существовала система "ДЕЛО" 8.5.

Далее предполагалось изменить настройки параметров системы для более полного удовлетворения технологии отработки документов в Счетной палате и учета пожеланий пользователей. Дело в том, что многие предложения и пожелания просто не учитывались, и система не перенастраивалась для реализации этих предложений.

Было установлено, что для большего числа пользователей вполне достаточно функциональных возможностей, предоставляемых WEB-компонентой. Это не только непосредственно руководители, для которых основное - наложение резолюций и  организация  контроля исполнения, но и пользователи, которые должны иметь только возможность просмотра документов.

Выработка и согласование предложений и решений по реализации требований, с точки зрения использования возможностей "ДЕЛО" 8.5.

Переход с системы "ДЕЛО" 7.05 на систему "ДЕЛО" 8.5 оказался не совсем простым.

В первую очередь, это связано с тем, что "ДЕЛО" 7.05 работало на базе данных под управлением СУБД Oracle 8.1. На тот момент основной СУБД в Счетной палате уже была СУБД Oracle 9i.

Далее, существенны изменения в структуре базы данных системы "ДЕЛО".

Пользователи отстали по своей подготовке и не могли эффективно использовать обновленною систему. Необходимо было провести обучение.

Был составлен план, который предусматривал:

  • обучение пользователей по использованию системы "ДЕЛО" 8.5;

  • обучение сотрудников Счетной палаты по использованию системы "АРХИВНОЕ ДЕЛО";

  • работы по переносу информации из базы данных системы "ДЕЛО" версии 7.05 версии в базу данных системы "ДЕЛО" версии 8.5 с учетом особенностей и изменений СУБД (с 8.1 на 9i);

  • работы по настройке и проверке функционирования обновленных версий системы на рабочих местах.

Реализация решений, определение параметров для настройки системы.

Поскольку существующий процесс документооборота и использование старой системы "ДЕЛО" 7.05 прекращать было нельзя,  у специалистов Счетной палаты возникло желание проверить правильность переноса данных. Было принято решение сначала провести перенос в "тестовом" режиме. Для этого на новом сервере с СУБД 9i была развернута схема базы данных системы "ДЕЛО" версии 7.05. Затем проведены мероприятия по повышению версии системы до 8.5. После этого технологи системы (сотрудники Счетной палаты) в течении недели проверяли корректность переноса информации. Методика проверки была довольно проста. Организовано два рядом стоящих рабочих места, одно из которых настроено на "старую" базу данных, а второе – на "новую". На обоих рабочих местах выполнялись одинаковые операции и сравнивались результаты.

При этом система "ДЕЛО" 7.05 продолжала эксплуатироваться, и документы продолжали обрабатываться в старой системе.

После проведения проверок было принято решение о проведении операций по переносу информации на "боевой" базе данных. При этом все операции не должны были помешать работе подразделений Счетной палаты. По этой причине работы были запланированы на пятницу на конец рабочего дня.

Предполагалось, что в понедельник на рабочих местах пользователей (65 рабочих мест) должно было пройти автоматическое обновление клиентской части, и пользователь без проблем начнет работать в обновленной базе данных. Однако получилось не совсем так. У некоторых пользователей (порядка 30) автоматическое обновление не произошло. На этих рабочих местах пришлось переустанавливать систему полностью. Для оперативности проведения работ по переустановке была создана группа специалистов компании "Ай-Теко", которые в течение полутора часов провели все необходимы операции. Затем совместно со специалистами Счетной палаты, с привлечением специалистов компании ЭОС мы проанализировали причины, по которым произошел сбой в автоматическом обновлении. Основная причина – некорректная установка системы на клиентском месте. А вызвано это было тем, что в ходе плановой замены технических средств были проведены переустановки программного обеспечения на рабочих местах. При этом переустановка программного обеспечения проводилась методом "заливки" винчестеров новых машин.

Далее мы приступили к вводу в действие новых функциональных возможностей системы "ДЕЛО" 8.5 и предложений по перенастройке параметров системы.

Для проверки функциональности и обработки технологии внедрения новых функциональных возможностей в существующую и действующую систему электронного документооборота было принято решение все отработать на пилотных зонах. Было определено два типовых подразделения, на которых планировалось отработать предлагаемые решения.

В соответствии с совместным решением (специалисты Счетной палаты и специалисты "Ай-Теко") были проведены работы по установке WEB-компонент, настройке справочников пользователей, добавлено количество пользователей системы.

Кроме того, в Департаменте документационного обеспечения была апробирована новая опция системы "поточного сканирования" – печать штрих-кода с реестром передачи. Это позволяло повысить эффективность использования опции "поточное сканирование". Существенно уменьшался расход бумаги на печатание реестров передачи. Технологический процесс электронного документооборота и процесс бумажного, традиционного документооборота становились более интегрированы и понятны пользователю.

Поточное сканирование в первую очередь начали использовать для сокращения количества распечаток нормативно-справочной информации. Теперь информация подобного рода сканируется в одном месте и сразу доступна пользователям. Отпала необходимость распечатывать несколько экземпляров документов (иногда это несколько десятков экземпляров).

Анализ реализации и опытной эксплуатации в пилотных зонах.

Для учета замечаний, выявленных в ходе опытной эксплуатации в пилотных зонах, были разработаны специальные журналы. Первые результаты показывают, что не все проходит гладко. Замечания, высказанные пользователями, можно разделить на три группы:

  • замечания, относящиеся к особенностям технологического процесса электронного документооборота в Счетной палате;

  • замечания по настройкам параметров системы "ДЕЛО";

  • замечания, которые не могут быть реализованы в существующей версии системы.

Особенно хочется обратить внимание на работу WEB-компоненты. На первом этапе использования компоненты выяснилось, что она работает нестабильно и часто самопроизвольно завершает работу (разрывается связь с сервером). Как оказалось, это возникает в случаях, если пользователь длительное время (порядка 30 минут) не обращается к системе. Как выяснилось, эта особенность тесно связана с настройками операционной системы как на сервере, таки на непосредственно рабочем месте. Причем в документации эти особенности не описаны.

Выявились замечания по отработке вопросов контроля исполнения. Замечания связаны с тем, что технология контроля исполнения в Счетной палате по организации процедур контроля существенно отличается от заложенной в системе "ДЕЛО" технологии.

В результате ввода пилотных зон количество пользователей полноценной версии системы "ДЕЛО" в подразделении увеличилось с 3 до 9 человек. Вовлечено в работу с Web компонентой 6-7 руководителей подразделения.

Предполагается  опыт пилотных зон распространить на все подразделения СП.
Для расширения количества специалистов Счетной палаты, которые используют в своей повседневной деятельности информацию из системы электронного документооборота, решено использовать возможность опубликования документов в Портале Счетной палаты. Для реализации этого подхода в регистрационную карточку был добавлен дополнительный реквизит "Опубликовать документ". Дополнительный реквизит был реализован штатными средствами системы "ДЕЛО". В ходе решения этой проблемы, кстати, было установлено, что стандартных средств, предоставляемых системой "ДЕЛО", не всегда хватает. И, с нашей точки зрения, это направление необходимо развивать.
Рассматриваются опросы внедрения ЭЦП. Но пока решаем организационные проблемы. Необходимые лицензии и технические средства приобретены и готовы к внедрению.

Краткие результаты.

К концу 2005 года в рамках работ по внедрению электронного документооборота в Счетной палате Российской Федерации планируется организация:

  • 300 рабочих мест пользователей системы "ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ";

  • 200 рабочих мест пользователей подсистемы "ДЕЛО-WEB";

  • 50 рабочих мест пользователей подсистемы "АРХИВНОЕ ДЕЛО";

  • 3 участка поточного сканирования (12 лицензий).

 

 
< Пред.   След. >
Brother DCP-7045NR
Brother DCP-7045NR

Разное
1998-2018 Компания Скан
Rambler's Top100